Die Wolke verblasst – Tag Clouds und Folksonomien im Intranet

Auf jeder Startseite eines der vielen Bereiche innerhalb unseres Social Intranets prangt unübersehbar rechts oben eine Tag Cloud mit den meist vergebenen Stichwörtern (Tags) des Bereiches. Nach über zwei Jahren der Nutzung ist mir aufgefallen, dass ich so gut wie noch nie diese Tag Cloud zum Auffinden von Inhalten benutzt habe.  Ich habe dann ca. weitere 30 Mitarbeiter gebeten, mir zwei Fragen zu beantworten:

1. Wer von euch benutzt die Tag Cloud, um Inhalte zu finden?
2. Wer benutzt die Tag Cloud, um sich einen schnellen Überblick über die Themen des jeweiligen Bereiches zu verschaffen?

Bei der ersten Frage hat sich niemand gemeldet – 0%. Bei der zweiten Frage haben sich ca 20% gemeldet.

Das wirft natürlich Fragen auf. Brauchen wir Tag Clouds überhaupt im Intranet? Und wenn nicht, wie gut funktionieren Tags und damit das Konzept der Folksonomie überhaupt für den unternehmensinternen Gebrauch?

Brauchen wir Tag Clouds im Intranet?

Tag Clouds sind sehr effektiv darin, die wichtigsten Tags hervorzuheben und schnell erfassbar zu machen. Dieser Vorteil wird jedoch dadurch erkauft, dass alle anderen Tags visuell zwischen den Top-Tags verschwinden:

Tag clouds provide suboptimal support when searching for specific tags.

bestätigt eine Studie der Uni Duisburg Essen.

Für ein ernst zu nehmendes Navigationsinstrument ist das zu wenig. Für die schnelle Darstellung der wichtigsten Themen eines Bereiches kann es nützlich sein – das fanden ja auch ca. 20% der Befragten in meiner Umfrage. Hier ist aber die Frage zu stellen, ob der übersichtliche Nutzen einer Tag Cloud den Platzbedarf an den zentralen Stellen eines Intranets rechtfertigt.

Und spätestens hier drängt sich die zweite Frage auf: Haben wir mit der Tag Cloud nur ein Visualisierungsproblem, oder versagt das zugrundeliegende Konzept der Folksonomien?

Wie gut funktionieren Folksonomien im Intranet?

Social Tagging ist eine Form der freien Verschlagwortung (Indexierung), bei der Nutzer von Inhalten die Deskriptoren (Schlagwörter) mit Hilfe verschiedener Arten von Sozialer Software ohne Regeln zuordnen. Die bei diesem Prozess erstellten Sammlungen von Schlagwörtern werden Folksonomien genannt (Wikipedia Definition).

Folksonomien sind im Internet z.B. bei großen Bild oder Videosammlungen ein mittlerweile etabliertes Konzept. Für den unternehmensinternen Anwendungsfall warten jedoch neue Herausforderungen:

1. Das Suchverhalten im Intranet ist ein anderes. Es geht nicht wie im Internet darum, z.B. die besten fünf  Resultate zu sehen, sondern es geht um eine ganz bestimmte Information, die man finden muss. Eine Navigation über Tags ist in diesem Fall Glückssache, die auch noch sehr von der Qualität und Sorgfalt derjenigen abhängt, die die Inhalte eingestellt und getaggt haben.  Die Kombination aus Suche und Navigationsstruktur ist hier klar im Vorteil.
2. Ist man dann doch explorativ („Was gibt es alles zum Thema XY?“)  unterwegs, trifft man auf ein weiteres Problem der Folksonomien. Es geht vor allem um Quantität. Der meist vergeben Tag ist auch der sichtbarste. Das ist im Intranet problematisch, denn „organisatorische“ Tags wie Projektmanagement, Wochenbericht, Protokoll, Fachkonzept, etc  dominieren oft die weniger vergebenen thematischen Tags.  Wenn einige thematische Tags dann ähnlich oft vergeben werden (bei uns ist das zum Beispiel „Enterprise 2.0“ :-)), sind sie zu breit, um wirklich eingrenzend zu wirken.
3. Ein weiterer Punkt zum explorativen Suchen: Es geht bei Folksonomien und deren Darstellung vor allem um Quantität – welche Inhalte wirklich spannend und definitiv lesenswert sind, lässt sich daraus nicht erschließen.
4. Ein weiteres Problem könnte auch noch das Verhältnis der Nutzerzahl zum Umfang der Begriffswelten sein.  Große Unternehmen haben riesige eigene Begriffswelten aus Produkten, organisatorischen Einheiten, Abkürzungen, Standorten, Methoden, Dokumenten, etc, die von  vergleichsweise wenigen Nutzern gepflegt werden. Die resultierenden Folksonomien sind häufig unausgewogen und betonen diejenigen Inhaltsbereiche, die von den eifrigsten Taggern eingepflegt wurden. Im Web gibt es dagegen vergleichsweise mehr Nutzer, die sich oft auf einer Seite zu einem thematischen Schwerpunkt treffen – das Verhältnis von Nutzerzahl zum Umfang der Begriffswelten ist also günstiger und führt zu valideren Folksonomien. 
5. Und spätestens hier kommt es aufgrund der angesprochenen Probleme zu  einem verhängnisvollen Kreislauf. Intranet Nutzer bemerken, dass Tags in Ihrem Such- und Filterverhalten nur eine untergeordnete Rolle spielen und verlieren dadurch die Motivation eigene Inhalte gewissenhaft zu taggen.

Die spezifischen Rahmenbedingungen einer unternehmensintern Anwendung stellen das Konzept der Folksonomien vor große Herausforderungen. Folksonomien funktionieren eher bei vielen Nutzern, einem dynamischen, breiten oder noch unklarem thematischen Schwerpunkt (also alles Dinge, bei denen es Taxonomien schwer haben) und vor allem in einem 80% Modus – es ist nicht wirklich schlimm, wenn 20% nicht gefunden werden.

Ideen für Verbesserungen und Alternativen

• Automatische Methoden wie semantische Textanalyse und Autotagging erlauben eine durchgängige Verschlagwortung von Inhalten mit wenig manuellem Aufwand. Zum Erschließen der Bedeutung braucht es nur gut gepflegte thematisch ähnliche Beispielinhalte. Diese gepflegten Daten geben bei einem inhaltlichen Zusammenhang genügend Hinweise, um auch schwer erfassbares viel besser in seiner Bedeutung zu erschließen. Mehr Details dazu hier.
• Es ist unrealistisch eine komplette und valide Begriffswelt für ein Unternehmen bis ins letzte Detail aufzubauen. Folksonomien sollten gezielt dort verwendet werden, wo Taxonomien an ihre Grenzen stoßen: thematisches Neuland oder noch keine Ahnung was das Thema sein wird, oder sich sehr schnell verändernde Begriffswelten. Dazu braucht es möglichst viele Nutzer, die taggen. Es wird in einem Intranet vergleichsweise wenige, sehr konzentrierte Bereiche geben können, in denen Folksonomien funktionieren.
• Eine gute Folksonomie braucht darüber hinaus mehr Pflege als wir das heute üblicherweise einplanen. Wie Pflege aussehen kann, zeigt z.B. der aufsteigende Web Frage- und Antwortdienst Quora. Ein interner Quora Klon könnte übrigens einer der Bereiche sein, in den der Folksonomie Ansatz auch intern funktioniert.

Tags heißen bei Quora „Topics“. Jeder Nutzer kann alle Topics einfach mit organisieren, z.B. zusammenfassen. Zusätzlich bietet der Punkt „Organize Topic“ die Möglichkeit Über- oder Unterthemen für ein bestimmtest Topic zu definieren.

•  Auf die beschriebenen, schmalen Schultern der Folksonomien, sollten keine allzu gewichtigen Aufgaben gelegt werden. Es gab Ansätze, nach denen es egal ist, wo ein Inhalt im Intranet erstellt wird, Hauptsache er wird korrekt vertaggt und die Nutzer suchen sich ihre Inhalte dann über Tags zusammen. Tags sind in so einem Falle neben der Suche das zentrale verbindende Element, dass ein Intranet zusammenhält – eine Aufgabe, die aufgrund der geschilderten Probleme völlig unrealistisch ist. Nutzer und Inhalte sollten durch Strukturen stärker konzentriert werden: z.B. sollten Bereiche mit ähnlicher thematischer Ausrichtung zusammengelegt werden und – wenn wichtig genug – über eine prominente Verlinkung (Top Navigation, Top Links, eigenes Widget auf der Startseite,…) erreichbar sein. 
• Die Rolle als Trendbarometer und Quelle für „Das könnte auch Interessant sein“ kann in einem Social Intranet sehr gut die automatische Auswertung von Nutzerverhalten spielen. Ganz trivial heißt das welche Inhalte wurde am meisten kommentiert oder am besten bewertet. Eine Stufe weiter bedeutet das z.B. die Frage „Was liest ein Mitarbeiter, der mir in seinem inhaltlichen Nutzerverhalten sehr ähnlich ist, was ich nicht lese?“

Vor ca. zwei Jahren habe ich noch folgenden Satz in einer Präsentation geschrieben: „Tags sind das Rückgrat von Social Software.“ Diesen Satz würde ich heute so nicht mehr schreiben. Folksonomien können ein Element eines Social Intranets sein, sie sind aber aktuell weit davon entfernt, ein zentrales Ordnungskriterium zu bilden. Was meinen Sie dazu? Sehe ich die Rolle von Folksonomien zu kritisch? Ich freue mich auf Ihre Meinung.