E-Mails sortieren oder suchen – was bedeutet das für ein Intranet?

Martin Wanitschke —  15. Juni 2011 — 8 Comments

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Der Urlaub ist vorbei und der Blick ins Outlook nach einer Woche verheißt meist nichts Gutes. Klar, die E-Mail wird als Kommunikationsmedium von Enterprise 2.0 Evangelisten gern wegdiskutiert, aber mal ehrlich: sie ist im Unternehmen  nach wie vor klar das Kommunikationsmedium Nummer 1. Und so ist der Status Quo nach einem Urlaub: Zig E-Mails, die bearbeitet werden wollen. So ging es mir persönlich am vergangenen Montag und ich habe begonnen, mich beim Bearbeiten meiner Mails mal etwas genauer zu beobachten:

Ich kategorisiere wichtige Mails und weise sie Unterordnern in meinem Posteingang zu. Verschafft doch irgendwie ein gutes Gefühl von Ordnung und Kontrolle. Geschätzte 50 Order sind es, in denen es wiederum bis zu 30 Unterordnern gibt – genau so, wie es mich Windows von Beginn an gelehrt hat.

Und was bringt es?

Gut, alles ist einsortiert, die wichtigsten Mails sind beantwortet. Aber halt: da war doch noch eine. Von wem war die gleich? Ach ja, vom Kollegen Müller. Und worum ging es? Richtig: Offsite Planung. Und dann passiert es: Ich drücke Strg + F und gebe “Offsite” ein und wenige Sekunden später erscheint genau diese Mail. Was habe ich also unbewusst gemacht? Unstrukturiert gesucht, obwohl ich mir bei der Strukturierung vorher so viel Arbeit gemacht hatte.

Strukturierte vs. unstrukturierte Suche

Über das Thema Suche und ob sie eher unstrukturiert oder strukturiert stattfindet, lässt sich trefflich diskutieren. Bei Kollegen konnte ich beobachten, dass deren Suchverhalten im E-Mail Client ein ganz ähnliches ist. Es gibt einerseits die „Sortierer“ wie mich und andererseits die „Sucher“, die überhaupt nichts strukturieren und nur über Filterfunktionen und die Suche Emails wiederfinden. Struktur scheint also nicht zwingend sinnvoll zu sein. Kann man das auch auf Intranets und besonders Social Intranets (mehr Inhalte und mehr Autoren) übertragen?

Nein. Wir halten es hier mit James Robertson:

In practice, search vs browse is a false dichotomy. Intranets need great search and great navigation.

Es gibt einige wichtige Unterschiede zwischen Email und Intranets, die für diese Strukturdiskussion sehr relevant sind:

  • Emails sind immer Konversationen, an denen man selbst direkt oder (leider oft als cc…) indirekt beteiligt ist. Wenn wir suchen, dann meistens nach Informationen, von denen wir wissen, dass sie da sind. Das ist im Intranet vollkommen anders. Das Spannende ist oft ja genau das, was wir nicht kennen und vielleicht nicht einmal erahnen. Dem kommt man über Strukturen besser auf die Spur als mit einer reinen Suche.
  • Zum ersten Punkt gehört auch indirekt dieser: Man kann sich bei Emails oft noch an sehr prägnante Metadaten erinnern – allen voran den Absender, aber auch ob die Mail einen Anhang hatte oder in welchem Zeitraum sie versendet wurde. Das hilft beim Suchen und macht zusätzliche Strukturen für viele verzichtbar.
  • Emails beinhalten zum Teil viel Belangloses und wer 50 Emails an 200 Arbeitstagen bekommt, der muss 10.000 Emails im Jahr wegsortieren und kategorisieren. Das Aufwand / Nutzen Verhältnis für diese Arbeit ist hier wesentlich schlechter als für Inhalte eines Intranets, bei denen eine Wiederverwendung viel wahrscheinlicher und  nützlicher sein wird.

Wie navigieren Sie sich durch Ihre E-Mails?

Ich bin gespannt auf Ihre Erfahrungen und Meinungen dazu.

Übrigens: Die im Text angesprochene Mail zur Planung des Offsites vom Kollegen Müller lag im Ordner “2011″ und dort unter “Administratives”. Aber wen interessiert das schon :-)

Martin Wanitschke

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8 responses zu E-Mails sortieren oder suchen – was bedeutet das für ein Intranet?

  1. Ganz klar löst die Suchmaschine das Sortieren langsam ab. Allerdings findet man so manches Mal eine Mail eben nicht über Suchbegriffe. Und genau dann lohnt es über die Ablage in einigen wenigen Ordnern Konversationen folgen zu können oder einfach wühlen zu können.
    Persönlich sortiere ich Mails dank Usability von Apple Mail so schnell weg, dass sich nicht einmal die Frage des Aufwands stellt. Alle Mails, die noch zu bearbeiten sind, landen im Rahmen des Leerens der Inbox dann in der GTD-Applikation Things, ebenfalls nur ein Aufwand von ca. 2 Sekunden pro Mail.

  2. Kompliment für den Artikel. Sich selbst zu beobachten führt immer wieder zu interessanten Einsichten. Ich persönlich habe mich von Outlook verabschiedet und arbeite mit Google Apps/Mail. Labels (anstelle von Ordnern) werden über vordefinierte Filter vergeben, ich suche aber auch nicht darüber. Sind ja mit der Zeit viel zu viele Mails. Die SCHNELLE Suche ist der Schlüssel. Die Ordnung kann noch so gut sein, das geht in der Fülle der Information unter.

  3. Schöner Beitrag! Meine Erfahrung ist auch, dass man in der Regel beides bracht. Je nach Gewohnheit tendiert der Eine zum Suchen und der Andere zu einem Ablagebaum. Beides ist nicht perfekt und dann freut man sich über den alternativen Weg.

    Beim Suchen sind die Metadaten sehr wichtig für das Einschränken des Suchraums über ein Formular oder Facetten. Kann man dann noch eine solche Suche (Filter) mit einem Label als “virtuellen Ordner” speichern, hat man schon gute Voraussetzungen eine Mail wiederzufinden.

    Mail “intelligenter” zu klassifizieren scheitert oft am Slang und den Konversationsfetzen inkl. Themawechsel ohne Änderung des Betreffs der Mail. Hier hilft nur: auch in Mails Gedanken ordentlich ausformulieren!

    Nicht zuletzt macht natürlich schon Sinn, aus dem Mailinhalt (inkl. Anhänge) über Textanalyse zusätzliche Metadaten zu generieren, die als Facetten zur Einschränkung der Treffermenge verwendet werden können. Das gilt insbesondere für in Text erkannte Personen, Firmen, Produkte etc.

  4. Vielen Dank für die sehr interessanten Kommentare. Mit Apples “Mail” habe ich persönlich gar keine Erfahrung, da ich privat ebenfalls googlemail nutze und dort mit dem Interface und vor allem den Funktionalitäten sehr zufrieden bin. Nur auch dort ertappe ich mich bei der Eingabe eines Wortes im Suchfeld und dank der Geschwindigkeit des Findens führt mich das auch fast immer zum Ziel. Was mir Ihr Feedback auf den Artikel allerdings auch zeigt: Wir sind alle noch meilenweit von der oft kolportierten Ablösung von E-Mails entfernt :-)

  5. Gerade bin ich auf Facebook darauf hingewiesen worden, dass sich auch Spiegel Online kürzlich mit der Thematik befasst hat. Die Quintessenz des Artikels lautet: “Wer sortiert, verliert”:

    http://www.spiegel.de/karriere/berufsleben/0,1518,764737,00.html

  6. Die generelle Ablösung der E-Mail ist auch die falsche Zielstellung. E-Mail ist ein für viele Menschen gewohntes Arbeitsmittel.

    Unsere schöne Web2.0-Welt überfordert die meisten Nicht-ITler: unterschiedlichste Bedienkonzepte in verschiedenen Systemen und es werden einfach zu viele Systeme, aus denen man seine benötigten Informationen abrufen muss.

    Aber mir begegnet auch immer noch der Geschäftsführer, der sich von seiner Sekretärin die E-Mails ausdrucken lässt, weil er keinen PC auf dem Schreibtisch hat…

  7. Im Endeffekt bestätigt Deine Beobachtung, was wir ja eigentlich vorher schon wussten: Jeder nutzt für unterschiedliche Fragestellungen unterschiedliche Einstiegspunkte und dem sollte jedes Intranet gerecht werden. D.h. gute Navigation + gute Suche + Tagcloud etc. Wir sind uns da also einig :)
    Bei den Emails sehe ich das anders: mir reicht die Suche und wenn dann endlich mehr über E2.0-Funktionalitäten (wie z.B. Blogs) kommuniziert wird, wird endlich mein Email-Postfach entlastet!

  8. Hey Leute,

    probiert dochmal Tabbles http://tabbles.net/. Dieses Programm kombiniert Filing und Tagging miteinander.

    Also, ich freue mich auf euer Feedback.

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