Empfehlungen für erfolgreiche Webinare

Es war Freitag, der 16. April 2010. Eigentlich wollte ich morgens nach Frankfurt fliegen, um ein Seminar bei einem Kunden zu halten, doch dann hat mir die Aschewolke einen Strich durch die Rechnung gemacht: alle Flüge waren abgesagt und an Mietwagen oder Bahn war gar nicht mehr zu denken. Kurzerhand haben wir uns dann dazu entschlossen, das Seminar online durchzuführen. Dies war zwar zu Beginn ungewohnt für einige Beteiligte, brachte aber denselben Erfolg wie das ursprünglich angedachte Präsenzseminar.

Ein per Internetbrowser durchgeführtes Seminar nennt man Webinar und kann auch ohne Aschewolke eine gute Alternative zum kostenintensiven Vor-Ort-Termin sein. Trotz des fehlenden „Live-Gefühls“ verschafft ein Webinar mitunter Chancen, die ein Seminar nicht bietet. Jedoch sind einige wesentliche Punkte zu beachten, um es erfolgreich durchzuführen.

1. Die Vorbereitung
Zunächst muss man gründlich prüfen, ob das Thema und die Zuhörerschaft geeignet sind für diese innovative Form der Präsentation. Tiefgreifende technische Erörterungen sind vielleicht weniger sinnvoll als themenorientierte Inhalte wie zum Beispiel eine Präsentation zum Thema Intranet 2.0. Neben der inhaltlichen Vorbereitung (siehe Punkt 2) kann man im Vergleich zu herkömmlichen Seminaren die Möglichkeiten des Internets voll ausnutzen. Der Termin sollte online nebst Anmeldemöglichkeit publiziert werden. Netzwerke wie Xing oder facebook bieten dafür einfache Funktionen an. Dort können inhaltliche und administrative Punkte sowie technische Details wie Zugangsdaten usw. dauerhaft zugänglich gemacht werden. Ein weiterer Vorteil ist, das der Dozent bereits im Vorfeld an den Profilen sehen kann, wer teilnehmen wird und daraus wichtige Ableitungen für den Seminarinhalt machen kann. Noch einen Schritt weiter geht derjenige, der den angemeldeten Teilnehmern bereits Fragen stellt, um noch genauer auf die Wünsche des Auditoriums eingehen zu können. Webinare haben den Charme, nicht auf eine räumlich bedingte Teilnehmerzahl begrenzt zu sein. Durch das Termin-Management zum Beispiel bei Xing, erfahren alle direkten Kontakte des Teilnehmers von seiner Absicht, dem Webinar beizuwohnen und entscheiden sich unter Umständen auch dazu. Wenn man das Webinar samt Audiospur aufzeichnet, kann dieses Video denjenigen dienen,  die noch kurzfristig abgesagt haben und kann darüber hinaus zur Weiterverbreitung im Netz auf youtube & Co verwendet werden.

2. Der Inhalt
Bei der Auswahl der Inhalte muss man noch viel mehr als bei Präsenzterminen darauf achten, möglichst unterhaltsame und abwechslungsreiche Medien zu gebrauchen. Es fehlt der Blick in den Saal, in die Augen der Zuhörer um festzustellen, ob man gerade begeistert oder Garant für einen gesunden 30-Minutenschlaf ist. Eine Möglichkeit ist es, möglichst viele bewegte Elemente zu verwenden. Zum Beispiel ist es angenehmer, eine reale Webseite zu sehen als nur einen verpixelten Screenshot. Auch das web2.0 bietet hier viele Möglichkeiten, indem man ad hoc Umfragen einbindet und so die Interaktion zwischen Dozenten und Teilnehmern erhöht. Webinare sollten nicht länger als 30 bis maximal 45 Minuten dauern und vor allem geplante Phasen der Diskussion enthalten. Bei längeren Terminen sollte man spätestens nach der Hälfte eine kurze Pause für Fragen einlegen, um zum einen dem Dozenten eine Verschnaufpause zu geben und zum anderen den Teilnehmern die Chance für Fragen zu ermöglichen.

3. Die Technik
Auch wenn einige Dozenten mit der Inbetriebnahme eines Notebooks samt Videobeamer bereits teilweise überfordert sind, sind die technischen und infrastrukturellen Voraussetzungen an ein Webinar um ein vielfaches höher als die eines Präsenztermins. Eine kurze Generalprobe mit Kollegen ist unverzichtbar, um die folgenden Punkte sicherzustellen:

• Sind die Einwahldaten korrekt, können sich auch ausländische Zuhörer einwählen?
• Sind die Auflösung des Bildschirms und die Tonqualität ausreichend?
• Kann ich die Teilnehmer stumm schalten?
• Funktioniert die Aufzeichnung?
• Läuft der Reserverrechner im Falle eines unerwarteten Systemabsturzes (bluescreen)?
• Sind die Umgebungsgeräusche gering genug oder muss man einen separaten Raum benutzen?
• Sind alle Programme ausgestellt, die automatisch Nachrichten auf dem Desktop einblenden könnten (Outlook, Skype, ICQ, …)?

4. Während des Webinars
Wie bereits erwähnt, kann es Ihnen im Webinar so vor kommen, als würden Sie lediglich mit der Wand sprechen, was nicht besonders motivierend ist. Wesentlich angenehmer ist es, den Termin zusammen mit einer Kollegin oder einem Kollegen durchzuführen. Der Assistent kann mehrere Rollen gleichzeitig ausfüllen: Zum einen hält er dem Dozenten den Rücken frei, indem er zum Beispiel die eingehenden Mitteilungen im Chat bereits vor sortiert und wichtige Fragen ganz einfach per Zettel weitergeben kann. Des weiteren kann er aber auch inhaltliches Feedback geben, da er ja auch ein Teilnehmer des Webinars ist. Im Falle eines technischen Problems sorgt er für die Wiederherstellung, während der Redner die Teilnehmer auf der Tonspur weiter bedienen kann. Bei den meisten Techniken für Webinare gibt es zwischen dem Audio- und Videosignal eine Zeitverzögerung, die zum Teil bis zu 5 Sekunden beträgt. Ein Blick auf den Bildschirm des Assistenten gibt diesbezüglich Sicherheit, gerade im Bezug auf die Sprechgeschwindigkeit.

5. Die Nachbereitung
Es ist üblich, dass die Webinarteilnehmer nachträglich die Präsentation zum Beispiel als pdf zugesandt bekommen. Diese Gelegenheit kann sehr gut dazu genutzt  werden, sich für die Aufmerksamkeit zu bedanken und auch auf eventuell bereits geplante nächste Termine hinzuweisen. Selbstverständlich kann die E-Mail auch nochmal zum Feedback sammeln genutzt werden. Ein Verweis auf die oben erwähnten Seiten im web dient dazu, um auch nach dem Webinar den Teilnehmern noch eine exklusive Diskussionsplattform zu bieten. Beispielsweise können bestimmte Themen des Vortrages dort nochmal bewerten werden und für das interessanteste kann ein separater Termin in Aussicht gestellt werden.

Wenn auch Sie schon mal Erfahrungen mit Webinaren gemacht haben, freuen wir uns über weitere Anregungen in den Kommentaren.