Social Intranet goes mobile – Anwendungsfälle für das mobile Intranet

Martin Wanitschke —  9. Dezember 2011 — Kommentieren

SmartphoneJedes Jahr erhebt Jane McConnell mit Hilfe von Umfragen in Unternehmen die fünf wichtigsten Trends von Intranets. Zwar erscheint der Report für 2012 erst am 12. Dezember, doch im Ergebnis von 2011 bestätigen sich die Trends des Vorjahres. Auszugsweise seien die erhobenen Trends für 2011 an dieser Stelle noch einmal kurz zusammengefasst (eine ausführliche Beschreibung können Sie hier finden)

  • front-door
  • team-oriented
  • people-focused
  • real-time
  • place-independent

In vielen Blogartikeln und Kundenprojekten haben wir uns vor allem den ersten vier Trends gewidmet und dabei den Punkt “place-independent” bisher fast immer ausgelassen. Lange Zeit war dafür vor allem die nicht ausreichende Verfügbarkeit von Smartphones in Unternehmen einer der Hauptgründe dafür. Die steigende Penetration von Smartphones in Deutschland wird zumindest diese Hemmschwelle in Zukunft definitiv egalisieren. Treiber für die Nutzung mobiler Endgeräte im Unternehmenskontext sind gar nicht nur die Einsatzszenarien. Treiber sind vor allem die Nutzer. Nachwuchskräfte, die im privaten Leben die Nutzung ihres Mobiltelefons längst in den Alltag integriert haben und diese Integration auch im Unternehmenskontext verlangen. Eine der Top IT-Strategien der nächsten Dekade könnte daher sein “Bring your own device“.

Social Business Suites bieten heute schon fast alle eine mobil optimierte Ansicht der Inhalte an – die Technologie ist also ganz sicher auch kein Grund, auf das mobile Intranet zu verzichten.  Jakob Nielsen fand in seiner Evaluation der “10 best Intranets” sogar heraus, dass sechs der Top-10 Intranets 2011 schon über eine mobile Version verfügten, während es 2010 nur drei waren.

Durch den Zuwachs an Autoren und Redakteuren in einem Social Intranet nimmt natürlicherweise auch der verfügbare Inhalt zu. Je nach Compliance-Regeln im Unternehmen ist es durchaus möglich, dass alle Inhalte, die jemals im Intranet erstellt wurden, auch abrufbar sind. All diese Inhalte auch mobil verfügbar zu machen, erscheint auf den ersten (und eigentlich auch den zweiten) Blick wenig sinnvoll.

Die Frage, die sich Intranetmanager perspektivisch stellen werden, dürfte daher lauten:

“Welche Inhalte aus dem Intranet machen wir mobil verfügbar?”

Anwendungsszenarien für das mobile Intranet

Es gilt also, die Fülle an Inhalten und Anwendungsfällen im Intranet kritisch auf deren Eignung zum mobilen Einsatz zu prüfen. Aktuell denken wir in unserem Unternehmen selbst über die Mobilisierung des Intranets nach und haben die folgenden Szenarien “auserkoren”:

Anwendungsfall

Beschreibung

Activity Stream

Neuigkeiten aus dem Netzwerk der Mitarbeiter. Hier ist eine Trennung nach reinen Informationen und konkreten Aufgaben für den Mitarbeiter denkbar und sinnvoll.

Unternehmensnachrichten auf Artikelebene

Einzeldarstellung der Artikel der Unternehmensnachrichten mit Interaktionsmöglichkeiten in Form von Kommentaren und Bewertungen der Inhalte.

Personalisierbare Inhalte

Übersicht personalisierter Inhalte, jeweils mit Artikelteaser, angelehnt an die Widgets unseres stationären Intranets. Hier hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit, sich die Inhalte, die für ihn persönlich relevant erscheinen, aggregiert darstellen zu lassen.

Personalisierbare Inhalte auf Artikelebene

Einzeldarstellung der Artikel der personalisierten Inhalte mit Interaktionsmöglichkeiten in Form von Kommentaren und Bewertungen der Inhalte.

Unternehmensnachrichten

Übersicht der redaktionell gepflegten Unternehmensnachrichten, jeweils mit Artikelteaser.

Genehmigungen

Genehmigungen, die Vorgesetzten im Activity Stream als Aufgaben angezeigt werden, können mobil angestoßen oder durchgeführt werden.

Bookmarking

Setzen von Lesezeichen für relevanten Content

Der Activity Stream hat dabei die Chance zu DER Killeranwendung eines mobilen Intranets überhaupt zu werden. Alle für mich relevanten Inhalte (gleich, ob automatisch oder individuell personalisiert) auf einen Blick dargestellt – optimalerweise getrennt nach reinen Informationen, Erwähnungen (vergleichbar mit @ Mentions bei Twitter) und direkt an mich gerichtete Aufgaben. In der Abbildung sehen Sie den mobilen Actitiy Stream der Jive Community, getrennt nach den Aktivitäten der Nutzer, denen ich folge, allen Aktivitäten und direkten Erwähnungen. Je mehr dieser Aufgaben dann direkt im System des Intranets erledigt werden können, desto höher ist die Zeiteinsparung. Auch hier kann wieder die These gelten “Das Intranet lernt vom Internet”. Oder kennen Sie ein soziales Netzwerk, dessen mobile Startseite nicht der Activity Stream ist?

Mobiler Activity Stream der Jive Community

Mobiler Activity Stream der Jive Community

Barrieren eines mobilen Intranets

Mit der mobilen Ansicht verlässt das Intranet mehr oder minder den sicheren Heimathafen. Mobile Geräte unterstützen heute alle den Aufbau von VPN Tunnels, so dass das Sicherheitsrisiko überschaubar bleibt. Nichts desto trotz verlassen die Inhalte das Hoheitsgebiet der unternehmensinternen IT und werden auf einem Gerät dargestellt, das Mitarbeiter überall bei sich tragen. Die Gefahr des Verlustes eines Smartphones ist nicht von der Hand zu weisen und mit ihr auch das Risiko, dass Inhalte für Personen angezeigt werden können, die dafür nicht vorgesehen waren.

Ein schon weiter oben im Text beschriebenes Risiko ist die Auswahl der richtigen (relevanten) Inhalte. Die Mobilisierung eines Intranets erzeugt für Unternehmen nicht nur konzeptionelle, sondern auch IT-Kosten. Damit diese Kosten sinnvoll investiert sind, muss das System Mehrwerte schaffen. Diese Mehrwerte werden nur durch die Adaption der Nutzer erreicht. Diese Adaption wiederum steht und fällt mit der Relevanz der Inhalte. Neben den beschriebenen Anwendungsfällen lassen sich weitere über die Analysemöglichkeiten des stationären Intranets identifizieren: Welche Seiten wurden am häufigsten betrachtet, auf welchen war die Verweildauer am längsten, etc.

Der Actitivity-Stream als möglicher Treiber des mobilen Intranets bietet u. a. Zeiteinsparungspotenziale bei der Erledigung eigener Aufgaben. Ein Hindernis könnte hier allerdings sein, dass eine Fülle von Aufgaben, in Dritttechnologien (bspw. einem Einkaufssystem) durchgeführt werden muss, die nicht ins Intranet integriert sind.

Gefühlt ist das Thema “Mobile” in all seinen Facetten seit ca. 10 Jahren immer der Trend für das kommende Jahr. Ob das dann in der Realität tatsächlich auch eintritt, bleibt abzuwarten.

Wie ist Ihre Einschätzung zum mobilen Intranet? Haben Sie weitere Ideen und Vorschläge für Inhalte und Anwendungsszenarien?

*Bildquelle: http://www.flickr.com/photos/liewcf/3547951492/sizes/l/in/photostream/

Martin Wanitschke

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