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Enterprise 2.0 and Intranet 1.0: How two problem children can benefit from each other

Frank Wolf — 19. November 2009 — 4 Comments

As promised the slides from my Intranet 2.0 workshop at the Enterprise 2.0 Summit in Frankfurt last week. Talking about classical intranets at an Enterprise 2.0 conference means for me talking about two „problem children“. Enterprise 2.0 is promising a lot and still struggles to prove its inevitableness for companies to survive in quickly changing environments. There had been many discussions and questions at the summit about measurable and intangible benefits and the right use cases for social applications within the enterprise. Classical intranets on the other hand are in many cases a real disappointment for their promoters, because the substantial investments in the application and an (mostly central) editing infrastructure did often not create a vibrant information and communication platform but a rather static electronic newspaper.

An Intranet 2.0 means that both join forces and put their strengths together – the intranet as an existing, accepted and budgeted (!) information platform and Enterprise 2.0 as very compelling approach to move from a one2many communication to a highly interactive conversation and collaboration platform. Four good reasons to join forces:

Web 2.0 features are on every intranet managers agenda
“Cost of Doing Business” vs. ROI
Many “given” use cases to start with
Smooth way to Enterprise 2.0

This sounds promising but is just a start – open points remain:

CMS or a Social Business Suite or an integration of both as technical platform? (see the last slides for a first approach)
Is structure still required (I think yes) or are search and tagging sufficient?
Is there still a need for complex editing work-flows within companies? (most of the participants said „No“)
Do intranets still require multiple design templates to achieve a newspaper-like layout or is a blog-like design sufficient?

Looks like we are not running out of topics to cover here at besser20 🙂

Thanks to all participants for their active participation and the interesting discussion!

Intranet 2.0: Evolution from Content Management or Revolution by Social Software?

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Intranet 2.0 – Evolution durch Content Management oder Revolution durch Social Software? – Workshop auf dem Enterprise 2.0 Summit

Frank Wolf — 9. November 2009 — 10 Comments

In den aktuellen Diskussionen rund um das Thema Enterprise 2.0, ist diese Frage für mich eine der spannendsten überhaupt. Warum? Weil ich glaube, dass das Intranet der wichtigste Katalysator für den Einzug von Social Software in den Unternehmen sein wird. Jeder Intranet Manager, der aktuell einen Relaunch plant, überlegt, wie er neben der Kommunikation auch Funktionen für die Zusammenarbeit und Vernetzung etablieren kann. Web 2.0 Elemente stehen da ganz oben auf der Liste. Wesentlich weiter unten finden sich demgegenüber ROI Diskussionen, denn ein Intranet ist ab einer bestimmten Unternehmensgröße Pflicht und liegt eher in der Kategorie „Cost of doing Business“. Nichtsdestotrotz ist ein Intranet 2.0 auch im Bereich Kosten sehr interessant: wenn das bisherige Intranet und bestehende Kollaborationsanwendugen auf einer Plattform zusammengefasst werden können, dann sind Einsparungen im Bereich Hardware, Lizenzen und Integration durchaus realistisch.

Schritt für Schritt zum Enterprise 2.0

Ein Intranet 2.0 ist eine hervorragende Plattform und Basis für verschiedenste Anwendungsfälle von Social Software im Unternehmen, die sich hier geschützt und schrittweise entwickeln können. Dabei kann der Startpunkt durchaus ein eher klassisches Intranet sein, in dem man dann Schritt für Schritt interaktive Komponenten wie Kommentare, Ratings, offene Bereiche oder Profile einführt. Organisationen und Mitarbeiter werden so nicht überfordert und haben genügend Zeit sich die neuen Möglichkeiten aber auch die Herausforderungen gelassen zu erschließen.

Interessant ist dieser Prozess auch und vor allem aus technologischer Sicht. Denn wenn bislang für Intranets ein Web Content Management System (ich verwende im Folgenden die Abkürzung CMS) als gesetzt galt, ist nun ein ganz neuer Herausforderer in den Ring gestiegen und macht dem Platzhirsch CMS das natürliche Anrecht auf die Intranets dieser Welt streitig: Social Software Suites. Damit meine ich nicht reine Wikis wie ein Mediawiki oder reine Blogssoftware (obwohl WordPress für sehr kleine Intranets durchaus eine Alternative wäre), sondern komplexere Lösungen wie IBM Connections, Jive SBS, Socialtext oder Atlassian Confluence, die Features wie Blog, Wiki, Forum und Social Network in sich vereinen und sich dem Nutzer als integrierte Lösung präsentieren. Microsofts Sharepoint ist hier ein Sonderfall, denn er beinhaltet sowohl ein CMS als auch eine Social (ja, ab 2010 schon) Collaboration Suite. Er ist in beiden Klassen zwar jeweils nicht die absolute Spitze, aber diese breite funktionale Aufstellung ist für sich schon wieder ein starkes Argument.

Die Kontrahenten rüsten auf Weiterlesen…

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Jeder, der sich mit Social Media und Enterprise 2.0 beschäftigt und in der Blogosphäre unterwegs ist, kennt sie. Die Übersichten von Social Software Anwendungen, die derzeit auf dem Markt verfügbar sind. Gartner, Forrester, CMSWatch und Co. geben sich viel Mühe, um sich in ihren Darstellung zu übertreffen. Dion Hinchcliffe zum Beispiel hat eine Einteilung von Social Software Anwendungen nach dem FLATNESSES Modell herausgebracht. Gartner hingegen teilt die Betrachtung nach den Dimensionen „Completeness of Vision“ und „Ability to execute“ ein. Eine Unterscheidung nach den Kriterien „Vendor Evolution“ und „Product Development“ nimmt CMSWatch vor.

Was wollen uns die Autoren damit sagen? Ein Beispiel soll die Schwierigkeit der Interpretation der verschiedenen Übersichten verdeutlichen. Angenommen, ein IT-Entscheider sucht nach einer geeigneten Social Software für den internen Unternehmeneinsatz. Als Erstes schaut er sich bei Gartner um. Hier sind Microsoft SharePoint, IBM Quickr, Atlassian Confluence und Jive Social Business Software die favorisierten Tools. Danach geht’s zu Forrester. Hier sind Telligent Enterprise, Jive Social Business Software, Pluck und Mzinga ganz oben dabei. Aber Achtung, Forrester hat speziell Community-Plattformen bewertet! Dann noch weiter zum ZDNet-Blog von Dion Hinchcliffe. Hier findet er die „Enterprise 2.0 Map of the 2009 marketplace„. Hier sind wiederum Acquia Drupal und Socialtext 3.0 weit vorne.

Problematisch ist, dass jeder seine eigenen Metriken und seine eigene „Betrachtungswelt“ als Grundlage ansetzt. Diese bewerten die vorhandenen Social Software Anwendungen nach höchst unterschiedlichen Kriterien. So kommen also auch die unterschiedlichen Ergebnisse zustande. Für einen orientierungssuchenden IT Entscheider keine befriedigenden Situation. Die (teilweise widersprüchlichen) Aussagen der einzelnen Übersichten eignen sich kaum für eine belastbare Shortlist von passenden Anbietern, ganz zu schweigen von direkten Investitionsentscheidung für eine Pilotinstallation.

Geschäftsszenarien als Basis für Vergleiche

Jedes Unternehmen bzw. jede Organisation hat sehr unterschiedliche Anforderungnen und Anwendungsszenarien für den geplanten Einsatz von Social Software . Somit sind also auch die Kriterien für die Auswahl der geeigneten Software und deren Gewichtungen unterschiedlich. Eine allgemeine Betrachtung ist hier wenig hilfreich. Es kommt erschwerend hinzu, dass die oben genannten Darstellungen Äpfel mit Birnen vergleichen. Es ist klar, dass eine Blog-Software wie WordPress nicht mit Socialtext oder Jive mithalten kann (siehe „Enterprise 2.0 Map of the 2009 marketplace“ von Dion Hinchcliffe). Aber für den Anwendungsfall Corporate Blogging ist WordPress eine der besten Lösungen, die es derzeit gibt.

Daher sollten für eine Auswahl nicht vordergründig Kriterien wie Vollständigkeit der Social Software Funktionen oder die Vision/Strategie des Anbieters herangezogen werden, sondern ein sehr starker Bezug zu dem eigentlichen Anwendungsszenarium hergestellt werden. Nur so lassen sich konkrete Anforderungen und damit auch Kriterien für den Vergleich definieren.

Ein gutes Beispiel für diesen Ansatz kommt von CMSWatch und nennt sich „The Enterprise Social Software and Collaboration Report 2009“ (zu kaufen für $1.650). Im Report vergleicht CMSWatch eine große Anzahl an Social Software Anwendungen (Plattformen, Social Software Suites, Wikis, Blogs etc.) und mappt diese anhand von Anwendungsszenarien. Diese teilt CMSWatch nach internen und externe Anwendungsszenarien ein. Interne Szenarien sind zum Beispiel: Project Collaboration, Enterprise Collaboration, Info Organization & Filtering, Enterprise Networking etc. Zu den externen Szenarien gehören: Branded Customer Communities, Partner Collaboration, Professional Networking. Das ganze wird noch abgerundet durch wirklich fundierte Handlungsempfehlungen zur Social Software Einführung im Unternehmen und eine angenehme Distanz zum Hype um Social Software, die aber die vielen Informationen und Details auf über 500 Seiten eher noch glaubwürdiger macht. Fazit: Leider sehr teuer, aber das Geld auf jeden Fall wert!