The Enterprise Surprise – Was ist wichtig bei der Auswahl von Social Software? Workshop mit dem Real Story Group CEO Tony Byrnes

Frank Wolf —  14. November 2010 — 2 Comments

Mein ganz persönlicher Höhepunkt der sehr gelungen JBoye Konferenz letzte Woche in Aarhus war ein Workshop mit CMS Watch Gründer (CMS Watch wurde dieses Jahr in „Real Story Group“ umbenannt) Tony Byrne. Der von ihm jährlich herausgegebenen Enterprise Social Software Report ist aus meiner Sicht das Beste und Fundierteste zum Thema überhaupt. Im Folgenden, die aus meiner Sicht spannendsten Themen des Workhops:

„The Enterprise Boundary is Very Real“

Die Übertragbarkeit der Ansätze aus dem Web ins Unternehmen ist nicht nur inhaltlich beschränkt, sonder auch technologisch. Viele Anbieter setzen bei Ihrer Product Roadmap zu stark auf Trends aus dem Web ohne sich wirklich intensiv damit zu beschäftigen, was Nutzer innerhalb des Unternehmens aufgrund anderer Rahmenbedingungen wirklich benötigen. Ein Beispiel ist die oft gravierende Vernachlässigung von Funktionen für den effektiven Umgang mit Dateien.

Eine gute Plattform sollte auch die oft eher überschaubare Gruppe der Web 2.0 Evangelisten im Blick haben, die bestens mit allen denkbaren Web 2.0 Tools vertraut sind. Wer aber in unternehmensweiten Dimensionen denkt, der muss vor allem diejenigen Mitarbeiter abholen, die z.B. keinen Twitter Account haben (die große Mehrzahl) und die mit der vermeintlich einfachen Erklärung „Funktioniert wie Facebook“ nichts anfangen können. Ich habe darüber auch etwas ausführlicher im Artikel „Wem sollten wir applaudieren – den Menschen oder den Maschinen?“ geschrieben.

„The Enterprise Surprise“

Lösungen sollten unbedingt im Rahmen eines Auswahlprozesses pilotiert werden, um einen besseren Eindruck von der Usability etc zu gewinnen. Was sich oft kaum simulieren lässt, ist der unternehmensweite Einsatz mit vielen Nutzern, viel Content und vielen Anforderungen. Die hier oft auftretenden Schwächen und gravierenden Probleme nennt Byrne „The Enterprise Surprise“. Beispiele:

Performance: das ist noch der einfachste Punkt, denn hier kann z.B. ein Lasttest helfen. Zu viele Plugins machen ein Tool oft langsamer, ein guter Lasttest klärt auch, wie viele davon und vor allem welche für den unternehmensweiten Einsatz vertretbar sind.

Internationalisierung: Eine durchdachte Internationalisierung erleichtert dann eine individuelle Lokalisierung der Suite auf bestimmte Landesbedürfnisse. Wichtige Kriterien sind hier möglichst viele unterstützte Sprachen, das einfache Erstellen dezentraler Templates und gute Möglichkeiten zur dezentralen Administration der Plattform.

Nutzerverwaltung: Gerade für größere Plattformen ist ein rollenbasiertes Berechtigungsmodell unverzichtbar. D.h. man kann Nutzer bestimmten Gruppen wie HR, Führungskräfte, Betriebsrat oder interne vs. externe MA zuordnen und muss dann in den einzelnen Räumen nur noch die Gruppen freigeben oder sperren. In einem Szenario mit mehreren tausend Nutzern kommt man sonst schnell an die Grenzen bei der Nutzeradministration und dem kontinuierlichen Nachhalten von organisatorischen Veränderungen. Ein Beispiel war hier Lotus Connections, das diese Funktionalität bislang vermissen ließ und nun in der Version 3.0 bringt.

Strukturierung und Zugänglichkeit von Inhalten: Es sieht immer so einfach aus, wenn drei Blogeinträge geschrieben und zwei Wiki Seiten angelegt sind. Die spannende Frage ist: Wie kommt ein Teamraum mit 100 Blogartikeln und 200 Wiki Seiten zurecht? Wie einfach und schnell kann man sich dann durch die Inhalte navigieren, ohne auf die Suche zurückzugreifen zu müssen (denn z.T. weiß man noch gar nicht, was man sucht)? Für größere Plattformen wird ein eher aus der CMS Welt bekanntes Konzept wie der “Content Lifecycle” relevant. Welche Funktionen erleichtern Nutzern und Administratoren die einfache Archivierung von Inhalten?

Persönliches Informationsmanagement: Wie einfach ist es, bei vielen Räumen den Überblick zu behalten? Sogenannte Activity Streams, wie man sie auch von Twitter oder Facebook kennt, werden hier von vielen Anbietern als zentrales Element gesehen. Im Kontext von einzelnen Räumen oder Projekten ist die Durchlauffrequenz der einzelnen Informationshäppchen nicht so hoch, das könnte funktionieren. Über viele Räume wird das jedoch kritisch, wenn ich alles lesen muss. Hier muss man sehr aufpassen: das ist ein ganz anderer Anspruch als im Web, denn dort gilt „schwimmen nicht filtern“ , dort ist es egal, wenn ich vieles nicht lese. Emails schaffen es immerhin, die Nachrichten pro Tag auf durchschnittlich ca 30 bis 60 zu reduzieren. Für jeden von uns, ist das zwar gefühlt zu viel, aber betrachten wir es doch mal anders herum: Welches Instrument in unserer hoch vernetzten, dynamischen und oft verteilten Welt, schafft es denn, mit „so wenig“ auszukommen? Ein „ich muss alles lesen“ Activity Stream ganz sicher nicht. Wichtig ist also eine gute Email Integration (Zusammenfassung von Updates, Alert Funktion, Newsletter).

Die Zukunft des Enterprise Social Software Marktes…

…wird spannend und auch Tony Byrne traut sich hier keine weitreichenden Prognosen zu. Ein großes Thema ist sicherlich die Vereinbarung von einheitlichen Standards für Activity Streams und Profile, damit die einzelnen Lösungen besser miteinander integriert werden können. Immer mehr Tools wir CRM oder CMS Systeme etablieren eigene Social Software Funktionen, aber es macht keinen Sinn, in jeder dieser Anwendungen wieder ein unabhängiges Profil zu pflegen. Microsoft sperrt sich laut Byrne gerade im Profilbereich gegen Standards, denn wer das Profil hat, ist gesetzt und diese Rolle dürfte Sharepoint in sehr vielen Unternehmen spielen.

Frank Wolf

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2 responses zu The Enterprise Surprise – Was ist wichtig bei der Auswahl von Social Software? Workshop mit dem Real Story Group CEO Tony Byrnes

  1. Interessanter Bericht – besonders der Hinweis zu den Activity Streams. Soweit ich weiß, gibt es hier ja schon Standardisierungsversuche (http://activitystrea.ms/).

    Viele Grüße aus Graz, Alexander Stocker

  2. Hiya cool feed, Is anyone aware if there R cheaper text message marketing services 4 shops&stores at California than 12stores.com? They only cost 9 dollars / month, however my buddy Raymond told me there is, but he could not remember its name. 1 definitely start to get feeling that he remembered wrongly. ;-)

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