Sie fragen sich was eine Mitarbeiter-App für Ihr Unternehmen tun kann und welcher Anbieter dafür am besten passt?
Die schnelle Antwort: eine Mitarbeiter-App kann eine Menge leisten – von Echtzeit-Kommunikation mit verteilt arbeitenden Mitarbeitern bis hin zum einfachen Zugriff auf häufig benötigte Informationen.
Die zweite gute Nachricht: es gibt etablierte Anbieter in diesem Bereich. Damit kauft man nicht nur eine Softwarelösung, sondern auch eine Menge praktische Erfahrung, wie man so ein Projekt denn am besten angeht und auch langfristig erfolgreich macht.
4 Anbieter von Mitarbeiter-Apps im Vergleich
In diesem Überblick werden 4 Anbieter von Mitarbeiter-Apps im deutschsprachigen Raum vorgestellt, die sich speziell mit der Kommunikation und dem Engagement von Mitarbeitern befassen:
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Beekeeper
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Quiply
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Speakap
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Staffbase
Bevor wir starten, noch eine wichtige Information. Ich schreibe diesen Artikel hier im Blog als Antwort auf eine Frage, die mir immer wieder gestellt wird: „Inwiefern unterscheiden sich die Mitarbeiter-Apps auf dem Markt und welche Kriterien sollte man für die Auswahl ansetzen?”
Ich selbst kenne den Markt für Mitarbeiterkommunikation und digitale Kanäle wie Internets seit über 15 Jahren. Als Mitbegründer von Staffbase haben wir 2014 die Kategorie der Mitarbeiter-Apps mit erfunden und sind sehr stolz, aktiver Teil der Erfolgsgeschichte dieser mobilen Revolution zu sein. Ich werde in diesem Beitrag keine subjektiven Meinungen äußern oder Wettbewerber verunglimpfen. Wir alle haben ein gemeinsames Ziel: die Art und Weise zu verbessern, wie Unternehmen wie Unternehmen erstmals alle Ihre Mitarbeiter erreichen und einbeziehen können. Die Corona Krise zeigt uns allen, dass schwerfällig und komplexe Intranets oder gedruckte Mitarbeiterzeitungen nicht mehr zeitgemäß für moderne interne Kommunikation sind.
Wie sollte man bei der Auswahl vorgehen?
Zunächst 4 Tipps für die generelle Herangehensweise:
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Mitarbeiter-Apps sehen auf den ersten Blick sehr ähnlich aus – News oder Chat auf einem mobilen Bildschirm. Man sieht damit nur einen sehr kleinen Teil der nötigen Funktion und Anforderungen auf die man achten sollte. Ich habe deshalb in einem extra Artikel die 8 wichtigsten Fragen zum Thema Mitarbeiter-App zusammengestellt und beantwortet. Wer die 15 Minuten hat, der steckt danach schon mal wesentlich tiefer im Thema.
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Beziehen Sie andere mit ein: oft übernimmt der Kommunikationsbereich die Führung bei Mitarbeiter-App-Projekten. Aber auch andere Teams können wertvolle Inhalte und Services (insbesondere Personal) bereitstellen, die für die Attraktivität der App wichtig sind. Die IT-Abteilung wird Ihre Pläne aus der Perspektive der technischen Anbindung (wie kommen Nutzer in die App?) und digitalen Arbeitsplatz-Strategie betrachten wollen. Unterm Strich gilt: Je breiter die Perspektive, die Sie für Ihr Projekt einnehmen können, desto einfacher wird es sein, die App nicht nur ins Rollen zu bringen, sondern auch erfolgreich einzuführen.
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Hier finden Sie eine Auflistung der typischer Anforderungen an eine Mitarbeiter-App. Mit dieser Checkliste spart man viel Zeit und hat schon mal die wichtigsten Features und Erfahrungen erfolgreicher Mitarbeiter-Apps auf einem Blick. Priorisieren Sie dann einfach selbst, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen, Ihre Zielgruppen und die Ziele der Kommunikation am wichtigsten sind.
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Analysen von unabhängigen Fachleuten. Dafür ist aktuell bei Mitarbeiter-Apps ein guter Zeitpunkt, denn die britische Analystenfirma Clearbox (vielen bereits bekannt durch den umfangreichen SharePoint-Intranet Add-on Report) hat in den vergangenen Monaten eine umfangreiche Analyse von Mitarbeiter-App Lösungen durchgeführt. Die Anbieter wurden befragt, die Lösungen im Detail getestet und es wurden auch jeweils noch mehrere Kunden im Detail befragt. Der Ergebnisreport ist unglaubliche 430 Seiten dick. Von den hier besprochenen Lösungen wurden Beekeeper, Speakap und Staffbase getestet. Die Staffbase Mitarbeiter-App wurde im Ergebnis als beste Mitarbeiter-App in Europa ausgezeichnet.
Die 7 wichtigsten Fragen für die Auswahl einer Mitarbeiter-App
1. Für welche Unternehmensgröße ist die Mitarbeiter-App gedacht?
Die Anforderungen in kleineren Unternehmen sind oft wesentlich überschaubarer als in großen Organisationen. Es ist deshalb wichtig zu verstehen, auf welche Zielkundengröße sich ein Anbieter konzentriert. Wer 5.000 Mitarbeiter, 10 Standorte und 5 Sprachen im Unternehmen hat, der sollte als Referenz Organisationen mit ähnlichen Dimensionen und Anforderungen finden. Warum? Hier ein Beispiel:
Nutzer sollten beim ersten Öffnen der App Nutzungsbedingungen zur Bestätigung sehen und bestätigen. Wer Standorte in verschiedenen Ländern hat, der möchte gern automatisch die richtige Version je nach Nutzergruppe und Sprache zeigen. Ein kleines Beispiel für viele neue Anforderungen mit zunehmender Größe. Das Gleiche gilt dann für lokale Redakteure. Unterstützt die App dutzende oder hunderte lokale Redakteure ohne Mehraufwand für eine zentrale Redaktion?
Hier eine grobe Übersicht, über die Zielkunden-Größe der 4 Mitarbeiter-App Anbieter:
Wer außerhalb dieser Größen mit einem Anbieter zusammenarbeiten möchte, sollte vorher mit einer Referenz sprechen, die das Produkt in der Größenordnung tatsächlich seit längerer Zeit einsetzt.
2. Welche Funktionen sollte eine Mitarbeiter-App haben?
Man könnte hier eine beliebige Liste von Funktionen nehmen und die einzelnen Anbieter jeweils subjektiv bewerten. Das lasse ich bewusst aus, weil das nicht objektiv sein kann. Ich möchte stattdessen einen einfachen Weg vorschlagen, wie man ein besseres Gefühl für die funktionalen Schwerpunkte der jeweiligen Lösung bekommt.
Hier 4 grundlegende Anforderungen aus vielen Jahren Praxiserfahrung und tatsächlichen Kundenanforderungen:
Eine genauere Beschreibung findet sich in Punkt 2 dieses Beitrags hier. Danach kann man auch entscheiden, ob diese Funktionen auch für das eigene Unternehmen gelten, oder ob man sich auf weniger Themen konzentrieren will. Mit diesem Fokus lässt sich dann eine Live-Demo der jeweiligen Tools oder einer Auswahl davon viel besser bewerten.
3. Wie wichtig ist eine eigene App im Design des Unternehmens?
Die Mitarbeiter-App Anbieter sprechen in diesem Zusammenhang auch von “App-Brading” oder “Whitelabel-App”. Gemeint ist immer das gleiche: die “Außenseite” der App, also das was man im App Store oder später dann als Icon auf dem eigenen Telefon sieht, hat ein individuelles Design und einen eigenen Namen.
Ein Beispiel für den Unterschied von äußerem und innerem Branding der App: die Viessmann Mitarbeiter-App Vi2Go.
Der Vorteil?
Man kann damit der Plattform eine eigene Marke und Identität geben. Interne Kommunikation ist das schon lange gewohnt, denn die meisten Mitarbeiterzeitungen sind starke interne Marken (z.B. Bosch-Zünder). Ein eigenes Branding von Mitarbeiter-Apps ist deshalb für viele Unternehmen eine Kernanforderung und tatsächlich auch wichtiger Teil des Erfolgs und der nachhaltigen Nutzung.
So sinnvoll das eigene Branding ist, so herausfordernd ist es für die Anbieter. Mitarbeiter sollen die App idealerweise in den öffentlichen App Stores finden und herunterladen können. Dafür muss die App insbesondere von Apple akzeptiert werden. Das geht dauerhaft nur, wenn die App neben anderen Anforderungen z.B. auch einen öffentlichen Bereich besitzt, der auch nicht eingeloggten Nutzern einen Mehrwert bietet.
Staffbase bietet das App Branding im Standard für jeden Kunden an. Quiply und Speakap offerieren das Branding als extra Option für einige Kunden. Beekeeper bietet kein App-Branding an.
4. Datenschutz und Datensicherheit: Welche Anforderungen muss eine Mitarbeiter-App erfüllen?
Ein wichtiges, aber sehr gut lösbares Thema. Für einen Einstieg bietet dieses Video einen guten Überblick.
Der Datenschutzlaie wird von den Anbietern in diesem Bereich typischerweise mit Buzzwords wie GDPR, ISO, Verschlüsselung, usw. zugeschüttet. Hinter all dem Nebel gibt es vor allem 2 Themen auf die man hier achten sollte:
Wo genau werden die Daten gehostet?
Datenhosting findet immer in externen Rechenzentren statt. Das ist professioneller Standard. Alle 4 Anbieter hosten in Europa. Wer darüber hinaus noch auf Hosting in Deutschland setzen will, der wird bei Quiply und Staffbase fündig.
ISO27001 – professioneller Standard aber eine echte Hürde für Anbieter
Die ISO27001 Zertifizierung ist eine Art Goldstandard im Bereich Datenschutz und Datensicherheit. Man wird diesen Standard bei allen 4 Anbietern finden, weil jeweils die externen Rechenzentren damit zertifiziert sind. Mindestens genauso wichtig ist aber auch die Zertifizierung der Organisation selbst, denn dort arbeiten die Mitarbeiter, die tagtäglich verantwortungsvoll mit den Daten der Kunden umgehen müssen. Diese Anbieter-Zertifizierung haben nur Beekeeper, Speakap und Staffbase.
5. Wie groß ist der Anbieter?
Wer sich heute für eine Mitarbeiter-App Plattform entscheidet, der tut das unter Unsicherheit – insbesondere weil die Antworten auf diese beiden Fragen in der Zukunft liegen:
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Wie gut wir der Support des Anbieters bei Einführung und im laufenden Betrieb sein?
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Wie wird sich das Produkt in den nächsten Jahren weiterentwickeln und kontinuierlich verbessern?
Für beide Fragen kann man in die Vergangenheit schauen und mit Referenzen sprechen.
Ein einfacher Weg ist auch, die Unternehmensgröße selbst anzuschauen. Wer professionellen Support verspricht, sollte in der jeweiligen Sprache auch genügend Mitarbeiter in dieser Rolle beschäftigen. Wer eine Plattform sicher betreiben und kontinuierlich entwicklen möchte benötigt dafür eine gut aufgestellte Produktorganisation und professionelle Entwicklungsprozesse.
Wer kann, sollte einen Besuchstag bei der Plattform seiner Wahl einplanen, um tatsächlich vor Ort mehr über diese beiden Themen zu lernen (im Rahmen dessen was Corona zulässt). Als Laie kann man hier ganz einfache Fragen stellen: “Erklären Sie uns bitte Ihren Einführungs- und Supportprozess, idealerweise mit Beispielen und echten Templates, die dafür genutzt werden.”
Einen ersten Überblick zur Unternehmensgröße findet sich auch bei LinkedIn:
Stand: August 2020
6. Wie wichtig ist die Desktop-Version der Mitarbeiter-App?
Alle Anbieter offerieren neben der App auch eine Desktop-Version. Das ist sinnvoll, denn so erweitern sich die Einsatzmöglichkeiten der Plattform vom privaten PC zu Hause, über Terminals im Unternehmen bis hin zur hochwertigen Startseite für das digitale Magazin. Viele Apps starten mit einer sehr rudimentären Desktop-Version, die fast 1:1 von der mobilen App abgeleitet ist. Ich will hier weiter keine detaillierte Bewertung abgeben. Wichtig ist, die eigenen Anforderungen in diesem Bereich gut zu verstehen und dann auch explizit die Möglichkeiten am Desktop der einzelnen Plattformen im Auswahlprozess zu hinterfragen.
Beispiel Staffbase: Inhalte sind mobil und am Desktop verfügbar, aber werden jeweils passend zu den Stärken des Kanals organisiert.
7. Wie passt die Strategie des Mitarbeiter-App-Anbieters zu den eigenen Plänen?
Diese Frage baut auf dem 2. Punkt in dieser Liste (Funktionen) auf und ist eine eher längerfristige Betrachtung der Rolle der Mitarbeiter-App im digitalen Arbeitsplatz des Unternehmens.
Egal wie schnell es gerade gehen muss: man sollte sich diese Frage am Anfang stellen, denn eine Mitarbeiter-App wird nur erfolgreich werden, wenn die Plattform kein Fremdkörper ist, der zusätzlich neben allen anderen Inhalten und Kanälen angeboten wird.
Jeder der 5 Anbieter erlaubt die Einführung der App im ersten Schritt als eigenständige Plattform. Diese Einführung geht oft viel schneller als die eines klassichen Intranets und ist eine der großen Stärken der Mitarbeiter-Apps.
Der zweite Schritt ist die App als führende Redaktionsumgebung für die interne Kommunikation zu etablieren. Damit müssen Inhalte nur noch einmal erstellt werden und können z.B. auf in einem Webpart in einem SharePoint Intranet angezeigt werden oder jedem anderen Intranet. Die Analyse der Zugriffszahlen und Interaktion mit Kommentaren oder Likes ist damit auch übergreifend möglich. Voraussetzung ist, dass die App-Redaktionsumgebung gut genug ist, um in diese zentrale Rolle zu schlüpfen. Speakap und Staffbase sind hier die naheliegenden Kandidaten.
Der dritte Schritt ist die Erweiterung der App-Plattform zum kompletten Kommunikations-Intranet (manchmal auch Front Door Intranet genannt). Das Besondere dieser modernen Intranet-Konzepte ist, dass sie bewusst nicht den Aspekt der Zusammenarbeit unterstützen (das macht Microsoft 365 mittlerweile viel besser), sondern sich auf Kommunikation mit allen Mitarbeitern fokussieren und sich dabei auf ihre eingebaute mobile DNA verlassen können. Aktuell ist Staffbase der einzige Anbieter am Markt, der diesen Schritt unterstützen kann.
Die 3 Schritte müssen nicht hintereinander erfolgen, sondern sind flexibel kombinierbar.
Fazit
Vor 5 Jahren noch möglich, aber heute undenkbar: eine neue interne Kommunikationsplattform einführen und nicht alle Mitarbeiter einbeziehen.
Mitarbeiter-Apps sind viel mehr als nur der digitale News-Kanal oder das mobile Mitarbeiter-Magazin. Für die interne Kommunikation bietet sich zum ersten Mal eine komplette Plattform, die nur auf ihre Bedürfnisse optimiert ist und dabei die Bedürfnisse der Mitarbeiter nicht aus den Augen lässt. Wer einen Mitarbeiter-App-Anbieter auswählt, kann heute aus einer großen Bandbreite von erprobten Lösungen wählen. Das sorgt für eine hohe Innovationsgeschwindigkeit im Markt und setzt mittlerweile auch Intranet-Anbieter unter Druck. Gute und spannende Zeiten für die interne Kommunikation!
