Mitarbeiter App – die 11 wichtigsten Anforderungen und Funktionen

Frank Wolf —  12. August 2020 — Kommentieren

Dieser Beitrag soll als Checkliste für die Anbieter-Auswahl einer Mitarbeiter-App helfen. Neben den Anforderungen selbst, habe ich auch einige Tipps zur konkreten Umsetzung und Beispiele aus der Praxis eigefügt.

Wir starten mit dem Kernfunktionen, die man benötigt, um die Mitarbeiter-App startklar zu machen, Mitarbeiter an Bord zu holen und gut in der App zu begrüßen.

Im zweiten Schritt betrachten wir die Inhaltsfunktionen. Es handelt sich hier um die verschiedenen Elemente der Mitarbeiter-App, die ihre Nutzung sinnvoll machen. In diesem Bereich entscheidet sich, ob die App für Ihre Mitarbeiter relevant, informativ und unterhaltsam ist.

Im dritten Schritt geht es um Skalierungsfunktionen. Diese stellen sicher, dass die Mitarbeiter-App zuverlässig und sicher ist und mit dem Unternehmen wachsen kann.

Die 11 Bereiche im Überblick:

Mitarbeiter-App Kernfunktionen

1) Flexibler Nutzerzugang
2) Individuelles Branding
3) Personalisierung

Mitarbeiter-App Inhaltsfunktionen

4) Interaktive Kommunikation
5) Leicht zugängliches Wissen
6) Chat
7) Mitarbeiter verbinden und befähigen

Mitarbeiter Skalierungsfunktionen

8) Sicherheit
9) Intelligente Navigation
10) Nutzer und Analytics
11) Integrationen und Erweiterungen

1 Kernfunktion: Flexibler Nutzerzugang

1.1 Verfügbarkeit auf Endgeräten über native App

Mit dem immer größer werdenden Angebot an Mitarbeiter-Apps rückt das Nutzererlebnis in den Vordergrund. Damit eine Unternehmens-App von den Mitarbeitern angenommen wird, müssen bei ihr Nutzererlebnis und Leistung an kommerzielle Apps heranreichen. Bei IT-Projekten zur internen Kommunikation ist der größte Risikofaktor eine niedrige Akzeptanz. Um die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter zu erregen – neben all den Meldungen, die diese bereits über ihre persönlichen Kanäle erhalten –, ist ein Schlüsselfaktor die Entscheidung für eine native App. Diese bietet gegenüber einer Web-App viele verschiedene Vorteile, von denen einige für die interne Kommunikation besonders relevant sind.

Die folgenden Funktionen nativer Apps bieten Vorteile, die besonders zur internen Kommunikation beitragen:

  1. Push-Benachrichtigungen – Push-Benachrichtigungen sind sehr wichtig für eine große Reichweite, da sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter Aktualisierungen sehen und auf diese reagieren.

  2. Mobile First – Da sie speziell für die mobile Plattform konzipiert wurden, sind native Apps schneller, effizienter und responsiver. Durch die Integration der Betriebssystemoberfläche des Gerätes entsteht ein einheitliches Erscheinungsbild. Dieses sorgt für ein nahtloses Nutzererlebnis, das für die Akzeptanz der App entscheidend ist.

  3. Verfügbarkeit über App-Stores – Native Apps sind qualitätsgesichert, da App-Stores die Qualität der von ihnen angebotenen Apps kontrollieren. Mitarbeiter werden eine Mitarbeiter-App eher herunterladen und nutzen, wenn die Qualität genauso gut wie bei den anderen Apps auf ihren Geräten ist.

  4. Auf dem Gerät installiert – Bei einer nativen App müssen Nutzer keine URL eingeben, um Zugang zu erhalten (ein Schritt, der einer regelmäßigen Nutzung im Wege steht).

1.2 Login und Onboarding

Wird eine App als umständlich empfunden, kann die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Nutzung stark sinken. Unternehmen sollten nach einer App suchen, die Nutzern den Einstieg auf verschiedenen Wegen ermöglicht und sie durch ihre ersten Interaktionen mit der App führt. Damit Login und Onboarding reibungslos verlaufen, sollte Folgendes gegeben sein:

  1. Onboarding-Optionen – Damit Mitarbeiter nicht ausgeschlossen werden, weil sie nicht erreicht werden können, muss den Nutzern der Einstieg in die App auf verschiedene Weise ermöglicht werden: Persönliche E-Mails, Vergabe von Zugangscodes und Integration bestehender Verzeichnisse.

  2. Begrüßungsseite/Tutorial – Unternehmen sollten die Möglichkeit haben, für neu aufgenommene Nutzer eine spezielle Startseite und ein Tutorial einzurichten, um den Erfolg der ersten Interaktionen sicherzustellen und das Nutzungsverhalten zu steuern.

Tipp:

Für Unternehmen mit mehreren Standorten ohne zentrale Nutzerdatenbank kann sich das Onboarding schwierig gestalten. Solche Unternehmen können sich entweder für eine dezentrale Nutzerverwaltung entscheiden und die Verantwortung dem jeweiligen Administrator an den einzelnen Standorten übertragen oder sie können CSV-Teilimporte verwenden, um Nutzerdaten in einer großen Datenbank zusammenzuführen.

Best Practice – ein Beispiel

Einige Unternehmen werden in Betracht ziehen müssen, den Nutzern mehrere Login-Optionen anzubieten. In einigen Fällen ist Single Sign-on nur für einen Teil der Mitarbeiter möglich. Die übrigen, die nicht über SSO-Anmeldedaten verfügen, müssen zur Anmeldung im System eine E-Mail oder einen Nutzernamen verwenden. Die Lösung ist ein Login, der sowohl SSO als auch die manuelle Anmeldung ermöglicht.

2 Kernfunktion: Individuelles Branding

Employer Branding wird immer wichtiger, um eine starke Unternehmenskultur zu schaffen, neue Mitarbeiter anzuwerben und sogar die Marketingkosten zu reduzieren. Laut LinkedIn Business Solutions sinken die Kosten je Neuanstellung durch eine starke Arbeitgebermarke um 50 Prozent. Eine Mitarbeiter-App mit Unternehmens-Branding ist daher auch eine Investition in die Arbeitgebermarke. Ein durchgehendes Branding der Mitarbeiter-App sorgt für ein verbessertes Nutzererlebnis und schafft Vertrauen bei den Mitarbeitern.

2.1 Oberfläche

Mitarbeiter werden eine App eher herunterladen, wenn ein starker Bezug zum eigenen Unternehmen besteht, als wenn es sich um eine Drittanbieter-App ohne spezielles Branding handelt. Bei mobilen Apps mit Unternehmens-Branding ist die Zahl der anfänglichen Downloads höher, was dazu führt, dass sie ab dem ersten Tag eine größere Reichweite haben. Die folgenden Möglichkeiten zum Branding der App-Oberfläche sind daher unverzichtbar:

  1. Individuelles App-Logo und Name – Unternehmen können entweder ihr bestehendes Logo für das App-Icon und die Nutzeroberfläche verwenden oder ein neues entwickeln, das ihre Marke widerspiegelt.

  2. Individuelle Domain – Über die Domainbezeichnung wird ein Bezug zum Unternehmen hergestellt. Unternehmen sollten daher die Option haben, die Domain selbst zu wählen.

2.2 In-App-Spezifikationen

 Dazu kann Folgendes gehören:

  1. Startseite – Für ein optimales Nutzererlebnis bei jedem Zugriff können Unternehmen ihre Startseite so anpassen, dass sie ihren Anforderungen entspricht und das Unternehmen widerspiegelt.

  2. Typografie – Unternehmen können speziell für die App eine eigene Schriftart wählen oder durchgehend die im Unternehmen verwendete Schriftart verwenden.

  3. Icons – Individuelle Icons helfen bei der Wiedererkennung der Marke und sprechen die Zielgruppe an.

  4. Farben – Die Wiedererkennung von Marken kann mit Farben um bis zu 80 Prozent erhöht werden. Unternehmen sollten ihre Farben so weit wie möglich einbinden.

Tipp

Manche Unternehmen sollten für die App-Oberfläche nicht das an ihre Kunden gerichtete Branding verwenden, um im App-Store Verwirrung bzgl. der Zielgruppe zu vermeiden.

Best Practice – ein Beispiel

Dezentrale Unternehmen haben oft Tochterunternehmen mit eigenen Marken. Deren Mitarbeiter identifizieren sich in der Regel eher mit dem Tochter- als mit dem Mutterunternehmen. Unternehmen, deren Mitarbeiter-Apps auch in den Tochterunternehmen erfolgreich sind, haben für diese häufig spezielle Bereiche mit eigenem Branding geschaffen.

3 Kernfunktion: Personalisierung

3.1 Passive Personalisierung

Mit personalisierten Inhalten wird es für Arbeitgeber einfacher, die Flut an Inhalten aus anderen Quellen zu durchdringen und die Mitarbeiter effektiv zu erreichen. Personalisierung in ihrer grundlegendsten Form erfolgt dann, wenn Administratoren alle Mitarbeiter nach Abteilungen, Standorten usw. kategorisieren und Wege finden, den Mitarbeitern einer bestimmten Kategorie passende Inhalte anzubieten. Mitarbeiter müssen dafür selbst nichts tun – deshalb spricht man hier auch von passiver Personalisierung.

  1. Die Verwaltung der Inhalte sollte an einzelnen Standorten und Abteilungen delegierbar sein, damit Mitarbeiter nur Informationen mit hoher Relevanz für ihre Arbeit erhalten.

  2. Gruppen – Administratoren können Nutzer in Gruppen verwalten oder bereits bestehende Gruppen (z.B. aus einem Active Directory) benutzen.

3.2 Aktive Personalisierung

Mitarbeiter-Apps sollten nicht nur Personalisierung nach dem Top-Down-Prinzip ermöglichen, Nutzer sollten auch selbst in der Lage sein, sich für bestimmte Inhalte zu entscheiden, die ihnen dann angezeigt werden. Durch eigene Kanäle für bestimmte Gruppen sinkt auch der Zeitaufwand der Inhaltserstellung: Wenn nur eine bestimmte Gruppe angesprochen werden soll, haben Administratoren eine bessere Vorstellung davon, welche Art von Inhalten benötigt wird.

1. Gruppenabonnements – Mitarbeiter können Kanäle je nach Interessenlage selbst abonnieren

2. Aktive und passive Personalisierung haben jeweils ihre Stärken und sollten parallel angeboten werden.

3.3 Sprachen

Mehrsprachige Kommunikation wird in internationalen Unternehmen häufig vernachlässigt. Nehmen wir an, Sie haben eine Geschäftsstelle in Japan und eine in Frankreich. Vielleicht lassen Sie einige wichtige Dokumente ins Japanische und Französische übersetzen, davon abgesehen bleiben Ihre Kollegen jedoch ohne Bezug zum Rest des Unternehmens. Letztendlich wird das Gefühl vermittelt, dass die verschiedenen Standorte völlig separat voneinander sind. Der Aufbau einer mehrsprachigen internen Kommunikationsstrategie kann kompliziert sein, aber mit den folgenden Funktionen entsprechender Tools können interne Kommunikationsexperten diese Herausforderung meistern.

  1. Mehrsprachiger Inhalt – Eine der Grundanforderungen an eine Plattform für große und internationale Unternehmen ist die Unterstützung von Inhalten in den am häufigsten verwendeten Sprachen.

  2. Mehrsprachige App-Oberfläche – Die App-Oberfläche ist entscheidend für das Nutzererlebnis. Ist die App nicht in der Muttersprache des Mitarbeiters verfügbar, sinkt die Wahrscheinlichkeit drastisch, dass er sie überhaupt nutzt.

  3. Automatische Übersetzung – Reduziert bei bestimmten Inhalten (News, Seiten, Kommentare usw.) den Organisationsaufwand für die Übersetzung.

Tipp

Nehmen Sie Sprachen ernst. Sprachoptionen sind nicht nur für die Nutzeroberfläche, sondern auch für Inhalte wichtig. Nehmen wir als Beispiel einen Administrator, der einen Blogbeitrag auf Englisch und Spanisch benötigt. Auf einigen Plattformen lassen sich zwar mehrere Sprachen einstellen, für die spanische Version muss aber ein komplett neuer Blogbeitrag angelegt werden, was mit der Zeit umständlich und schwierig zu verwalten ist. Bei einer vollen Unterstützung von Mehrsprachigkeit kann der Administrator einen Blogbeitrag mit verschiedenen Versionen erstellen. Diese werden dann automatisch je nach Sprache des Telefons oder des Browsers ausgegeben.

4 Inhaltsfunktion: Interaktive Kommunikation

4.1 Interne Kommunikation

Der naheliegendste Anwendungsfall einer Mitarbeiter-App ist die interne Kommunikation. Unternehmen sollten deshalb nach Funktionen Ausschau halten, die nicht nur eine einfache Veröffentlichung und Zusammenführung von Unternehmens-News, sondern auch Interaktivität und den Austausch mit den Mitarbeitern fördern. Darüber hinaus sollten auch Personen ohne Content-Management-Kenntnisse Inhalte erstellen können. Einige der wichtigsten Funktionen sind:

  1. Veröffentlichung von News – Für Kommunikationsexperten unverzichtbar. Mit dieser grundlegenden Funktion können Administratoren „Rich Content“-Artikel, also Artikel mit verschiedensten Inhaltsformaten, über unterschiedliche Kanäle veröffentlichen. Auch Mitarbeiter ohne Redaktions-Hintergrund sollten dank eines einfachen und intuitiven Backends dazu in der Lage sein.

  2. Social Wall – An einer Social Wall können Nutzer in bestimmten Kanälen oder auch kanalübergreifend kurze Neuigkeiten veröffentlichen. Damit sind Mitarbeiter schneller und einfacher auf dem neuesten Stand und können miteinander in Verbindung treten.

  3. RSS-Feeds – Nutzer und Administratoren können sich mittels eines einzigen News-Aggregators über die News-Feeds vieler verschiedener Websites auf dem Laufenden halten. So werden doppelte Veröffentlichungen vermieden und es entsteht ein besserer Überblick über aktuelle Inhalte.

  4. Interaktivität – Nutzer können allgemeine Inhalte in der App und anderer Nutzer liken, kommentieren und mit Lesezeichen versehen, so wie auf den beliebten und bekannten Kommunikationsplattformen.

  5. Benachrichtigungen – Es besteht die Möglichkeit, Benachrichtigungen zu News, Beiträgen und Kommentaren direkt auf die Geräte der Mitarbeiter zu schicken. Durch Benachrichtigungen wird sichergestellt, dass Informationen die Mitarbeiter auch wirklich erreichen. 75 Prozent der Nutzer lesen Inhalte, auf die sie durch Push-Benachrichtigungen hingewiesen werden, innerhalb von einer Stunde.

4.2 Rich Media

Studien haben gezeigt, dass Menschen sich nur an 10 Prozent des Gelesenen und 20 Prozent des Gehörten erinnern, aber an 50 Prozent der Informationen, die sie gesehen und gehört haben. Im Marketing zeigen Statistiken, dass die Klickraten bei Rich-Media-Werbung um 267 Prozent höher liegen als bei normaler Werbung. Diese Zahlen sind auch für Experten der internen Kommunikation relevant, die zu den Mitarbeitern durchdringen wollen. Die folgenden Funktionen von Mitarbeiter-Apps sind entscheidend, damit Nutzer auf App-Inhalte aufmerksam werden und sich mit diesen beschäftigen:

  1. Video – Die App sollte Videos in verschiedenen Größen und Formaten sowie die Einbettung externer Videos unterstützen. Videoinhalte sind effektiv für die Steigerung von Resonanz und Interesse.

  2. Podcasts — Podcasts sind ein rapide wachsendes Kommunikationsmedium. Eine Mitarbeiter-App ist für Unternehmen eine einfache Möglichkeit, dieses Medium einzusetzen.

Tipp

Die Redaktionsumgebung vieler Apps ist so komplex, dass für das Erstellen und Pflegen von Inhalten Experten benötigt werden. Eine App hat jedoch nur dann einen echten Mehrwert, wenn sich alle beteiligen können. Digitale Veröffentlichung von News ist nichts Neues mehr – die aktuelle Revolution in der digitalen Unternehmenskommunikation besteht darin, dass sich Menschen mit relevanteren Inhalten ohne lange Schulungen und tiefgreifendes CMS-Wissen beteiligen können. Plattformen, die in dieser Hinsicht erfolgreich sind, verfügen über verschiedenen Rollen für Redakteure sowie über Funktionen, die es auch Nutzern ohne Zugang zum Backend ermöglichen, Beiträge einzustellen.

Best Practice – ein Beispiel

Eine Möglichkeit, eine Mitarbeiter-App gewinnbringend für die externe Kommunikation einzusetzen, ist die Umstellung auf eine papierlose Kommunikation mit ehemaligen Mitarbeitern. Die Viessmann-Gruppe ist ein internationaler Hersteller von Heizungs-, Industrie- und Kühlanlagen mit mehr als 12.000 Mitarbeitern. Das Unternehmen führte 2016 eine Mitarbeiter-App ein und hat seitdem neben den aktiven Mitarbeitern auch ein großes Publikum aus Mitarbeitern im Ruhestand gewonnen, die sich digital über das Unternehmen auf dem Laufenden halten.

5 Inhaltsfunktion: Leicht zugängliches Wissen

5.1 Seiten und Dokumente

Auf Seiten und in Dokumenten werden wichtige Informationen leicht zugänglich bereitgestellt. Sie sind der beste Ort für statische Informationen, da sie verschiedenste Inhaltsformate unterstützen und besser organisiert werden können als Beiträge und Neuigkeiten. Dafür sollten die folgenden Funktionen zur Verfügung stehen:

    1. Startseiten – Es können verschiedene Startseiten mit den gewünschten Login-Optionen, Spaces, Ordnern usw. erstellt werden. Damit wird die Navigation verbessert.

    2. Text, Bilder und Anhänge – Einfache Zusammenstellung von Inhalten, die für die Nutzer von Interesse sind.

    3. Multimedia-Optionen – Rich Content ist die Sprache der digitalen Kommunikation. Mit Multimedia-Optionen können Administratoren Rich-Content-Widgets, einschließlich Videos, Dateilisten, Image Sliders und mehr, erstellen und dem statischen Inhalt hinzufügen.

    4. Ordner – Es können einfach Strukturen erstellt und Dokumente organisiert werden, sodass nützliches Wissen immer leicht zugänglich bleibt.

5.2 Unternehmensinformationen

Informationen können in Form und Umfang variieren. Eine App kann diesem Umstand Rechnung tragen, indem sie verschiedene Informationsformate bietet. Die folgenden Funktionen sind wichtig, damit Mitarbeiter nichts verpassen:

  1. KPI-Dashboard – Betriebswirtschaftliche Leistungskennzahlen und der Erfolg bestimmter Aktivitäten können leicht in einem Dashboard dargestellt werden.

  2. Kalender – Die Mitarbeiter werden über anstehende Veranstaltungen informiert.

  3. Karten – Karten helfen den Mitarbeitern, Standorte in ihrer Umgebung und auf der ganzen Welt zu finden.

  4. Mitarbeiterverzeichnis – Es kann ein Mitarbeiter-Telefonbuch mit wichtigen Kontaktdaten erstellt werden, über das Mitarbeiter andere Mitarbeiter finden und leichter mit ihnen in Kontakt treten können.

5.3 Informationen aus externen Quellen

Am digitalen Arbeitsplatz speichern Unternehmen Informationen häufig mit verschiedenen Software-Tools und aus verschiedenen Quellen. Das Ziel einer Mitarbeiter-App ist es, den Mitarbeitern benötigte Informationen leicht zugänglich zu machen. Dafür muss die App in der Lage sein, auch Informationen bereitzustellen, die sich bereits in anderen Systemen befinden. Mit den folgenden zwei Funktionen wird bestimmtes Wissen, das in externen Quellen gespeichert ist, denen bereitgestellt, die es benötigen:

    1. Eingebettete Seiten – Externe Websites werden direkt in die App geladen, um den Weg zu den Informationen zu verkürzen.

    2. Links – Das Menü der Mitarbeiter-App kann durch externe Links ergänzt werden, sodass Mitarbeiter auf der Suche nach den benötigten Informationen leicht zu anderen Quellen wechseln können.

Tipp

Das praktischste Wissen sind immer lokale Informationen. Die zentrale Kommunikationsabteilung verfügt im Allgemeinen nicht über jene Informationen, die für die Mitarbeiter vor Ort relevant und nützlich sind – wertvolleres Wissen haben Personen, die näher an den Mitarbeitern dran sind. Die Ausnahme zu dieser Regel ist das Mitarbeiterverzeichnis, das wertvolles Wissen für das gesamte Unternehmen enthält und von der zentralen Kommunikationsabteilung geteilt werden kann. Eine effektive Plattform sollte denjenigen Redakteuren, die den Mitarbeitern am nächsten sind, Optionen zur digitalen Erstellung und Organisation von Informationen bieten.

6 Inhaltsfunktion: Chat

6.1 Verschiedene Gesprächsebenen

Die folgenden Funktionen bilden die Grundstruktur für eine Chat-Funktion:

  1. Einzelgespräche – Die Mitarbeiter können für einfachere und bessere Kommunikation auf gleicher Ebene direkt mit anderen in Kontakt treten.

  2. Gruppengespräche – Die Mitarbeiter können zum Austausch von Informationen mit Kollegen Gruppen erstellen oder in diese eingeladen werden.

  3. Verwaltete Nutzergruppen-Gespräche – Administratoren können auf Grundlage von Nutzergruppen Chat-Gruppen erstellen und so aktiv die Kommunikation fördern.

6.2 Benachrichtigungen und Antwortverhalten

Die folgenden Funktionen tragen zur Nutzerfreundlichkeit und Vertrautheit bei:

  1. Stummschaltung von Chats – Gespräche mit Einzelpersonen und Gruppen können stumm und wieder laut geschaltet werden.

  2. Chatarchivierung – Nutzer können nicht aktuelle Gespräche ausblenden und später wieder aufrufen, sodass die Gesprächsverläufe übersichtlich bleiben.

  3. Chat-Benachrichtigungen – Administratoren und Nutzer können Push-Benachrichtigungen oder In-App-Töne für ankommende Chat-Nachrichten genauso einstellen, wie es bei bekannten Messaging-Apps der Fall ist.

  4. Anhänge – Nutzer können Nachrichten mit Foto- und Videoinhalten versenden.

Tipp

Administratoren werden für einige Anwendungsfälle vor der Entscheidung stehen, ob ein News-Kanal oder ein Gruppen-Chat nützlicher ist. Wenn Threads sehr wichtig sind (Nutzer geben zu einem bestimmten Thema jeweils viele Kommentare ab), sind News-Kanäle die bessere Option. Wenn jedoch der operative Austausch eine höhere Priorität hat, ist ein Gruppen-Chat besser geeignet.

7 Inhaltsfunktion: Mitarbeiter verbinden und befähigen

7.1 Interaktionen

Feedback von Kollegen, zwischenmenschliche Beziehungen und Anerkennung fördern das Zugehörigkeitsgefühl und wirken sich erheblich darauf aus, wie das Arbeitsumfeld wahrgenommen wird. Eine Mitarbeiter-App kann zu diesem Zweck zum Beispiel die folgenden zwei Funktionen bieten:

  1. Social Wall – Die Mitarbeiter können zur Förderung von Feedback, Anerkennung und Gemeinschaftsgefühl in bestimmten Kanälen oder kanalübergreifend Neuigkeiten posten und von ihren Kollegen Antworten erhalten.
  2. Schwarzes Brett – Hier haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, im Kreis der Kollegen Kleinanzeigen zu schalten.

7.2 Mitarbeiter Self-Services

Verwaltungsaufgaben, wie das Einreichen von Urlaubsanträgen, Spesenabrechnungen und das Ausfüllen von Zeiterfassungsbögen, verringern die Produktivität und behindern Arbeitsabläufe. Mitarbeiter-Apps, die HR-Tools und vor allem die Integration von HR-Tools einbeziehen, beschleunigen Verwaltungsaufgaben und erhöhen gleichzeitig die Relevanz, insbesondere für Mitarbeiter ohne Computerarbeitsplatz. Mit Self-Service-Funktionen kann die auf diese Aufgaben verwendete Zeit verkürzt werden:

  1. Urlaubsanträge

  2. Schichtpläne

  3. Zeitformulare

  4. Krankmeldungen

  5. Unfallmeldungen

  6. Änderung von Stammdaten (Adresse etc)

  7. usw.

7.3 Feedback

Wird Mitarbeitern die Gelegenheit zu Feedback gegeben, können sich Unternehmen als Arbeitgeber verbessern und das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeiter steigern. Die folgenden Funktionen von Mitarbeiter-Apps fördern einen offenen Austausch zwischen Mitarbeitern und Arbeitgeber und vereinfachen Prozesse der Nachverfolgung und Messung von Feedback:

  1. Formulare – eigene Formulare erstellen und an die Mitarbeiter versenden

  2. Mitarbeiter-Pulsbefragung – schnell und anonym über Befragungen die Mitarbeiterzufriedenheit verfolgen und die Ergebnisse teilen

  3. Fragen an die Organisation / den CEO etc

8 Skalierungsfunktion: Sicherheit

8.1 Sicherheit und Compliance des Anbieters

Kommunikationsexperten, die eine Mitarbeiter-App eines Dienstleisters implementieren möchten, werden ihrem Unternehmen Fragen zur Sicherheit beantworten müssen. Durch die Wahl eines Dienstleisters können Unternehmen Kosten sparen und vom Fachwissen des Anbieters profitieren. Sie müssen aber trotzdem genau prüfen, wie der Anbieter die Daten schützt, die seine Kunden innerhalb der App teilen. Hinweise auf hohe Sicherheit und Compliance seitens des Anbieters sind unter anderem:

    1. Penetrationstests – Der Anbieter führt zusammen mit den Kunden Sicherheitstests durch, bei denen ein Tester versucht, die App zu hacken und auf die Daten zuzugreifen. So lassen sich Sicherheitslücken aufdecken, die von Angreifern ausgenutzt werden könnten.

    2. Sicherheitsaudits durch Dritte – Anbieter sollten eine Zertifizierung, zum Beispiel nach ISO 27001 oder SOC 2, durch vertrauenswürdige internationale Auditoren vorweisen können.

    3. Zertifiziertes sicheres Hosting – Der Anbieter sollte die Daten auf einem zertifizierten sicheren Server hosten.

8.2 Plattformsicherheit

Bei Datensicherheit muss immer abgewogen werden: Alle Unternehmen wollen ihre Daten schützen, sie haben aber auch ein Interesse daran, Daten zu teilen. Das Teilen personenbezogener Daten ist in der Regel gesetzlich geregelt, doch Unternehmen können relativ selbständig entscheiden, wie und mit wem sie ihre eigenen Daten teilen wollen. Bei den meisten Unternehmen gibt es Schutzklassen, über die der Umgang mit den Daten als vertraulich, intern oder extern definiert wird. Eine Mitarbeiter-App ist dazu gedacht, interne oder externe, aber nie vertrauliche Daten zu teilen. Durch die folgenden Funktionen wird sichergestellt, dass die Daten in der App nur für die vorgesehene Zielgruppe zugänglich sind:

  1. Verschlüsselung mit HTTPS und TLS 1.2 – Durch Verschlüsselung auf der Transportschicht wird sichergestellt, dass ein Angreifer, auch wenn er in das System eingedrungen ist, die Inhalte nicht lesen kann.

  2. Schutz der Anwendung – Die App sollte gegen Hackerangriffe und Reverse-Engineering abgeschirmt sein.

  3. Konfigurierbare Passwortanforderungen – Administratoren sollten einstellen können, wann ein Passwort abläuft, welche Länge es haben soll und welche Zeichen verwendet werden müssen.

  4. Eigene rechtliche Parameter – Unternehmen sollten ihre eigenen AGB für die App festlegen dürfen, um eine Einhaltung der Unternehmensstandards sicherzustellen.

  5. App-Sperre – Auch wenn das Mobilgerät des Nutzers nicht durch einen Zugangscode oder Fingerabdruck geschützt ist, sind die Inhalte der App dank einer Sperrfunktion abgesichert.

  6. API-Sicherheit und Authentifizierung – Bei Verbindungen mit externen Servern und Datenbanken sowie mit weiteren APIs sollte eine Authentifizierung erfolgen und die Sicherheit gewährleistet sein.

  7. Sitzungen und parallele Sitzungen – Administratoren können einstellen, wie viele Sitzungen maximal gleichzeitig geöffnet sein dürfen und wie lange Nutzer inaktiv bleiben können.

Tipp

Sicherheit und Compliance sind komplexe, vielschichtige Themen, die für ein Unternehmen manchmal schwer zu überblicken sind. Zur Auswahl eines sicheren Dienstleisters empfiehlt es sich, auf unabhängige Sicherheitszertifizierungen wie ISO 27001 oder SSAE 16 zu achten. Durch Zertifizierungen Dritter können sowohl der Verwaltungsaufwand als auch die Diskussionen vor der Genehmigung einer Lösung durch Ihr Unternehmen erheblich reduziert werden. ISO 27001 ist ein international anerkannter Informationssicherheits-Branchenstandard mit risikobasiertem Ansatz und SSAE 16 ein in den USA anerkannter Prüfungsstandard. Anbieter mit diesen Zertifizierungen durchlaufen regelmäßige Audits – so ist gewährleistet, dass die Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens jederzeit erfüllt sind.

9 Skalierungsfunktion: Intelligente Navigation

9.1 Suche

Eine gute Suchfunktion kann zur Nutzerbindung beitragen und ein Anreiz sein, die App regelmäßig zu verwenden. Besonders bei großen Plattformen mit einer enormen Informationsmenge ist die Qualität der Suchfunktion wichtig:

  1. Suchfunktion – Mit einer erfolgreichen Suchfunktion können Nutzer nicht nur nach Informationen, sondern auch nach Menschen, Schlüsselwörtern und Artikeln suchen, wobei die Ergebnisse in Kategorien angezeigt werden.

  2. Personensuche – Da sich die meisten Informationen eines Unternehmens in den Köpfen aller befinden, benötigen Mitarbeiter ein Tool speziell dafür, die richtige Person für ihr Anliegen zu finden. Mit der Personensuche können alle Nutzer und ihre allgemeinen Informationen durchsucht werden.

9.2 Navigation

Damit Nutzer Inhalte finden, ist die Grundlage eine optimale Navigation. Eine Studie von CMSWire ergab, dass 70 Prozent der Menschen bei einer Aufgabe zuerst auf Links klicken, während 30 Prozent die Suchfunktion nutzen. Damit Nutzer zu den richtigen Inhalten gelangen, muss ein ausgewogener Kompromiss zwischen einer übersichtlichen Ansicht und der Sichtbarkeit wichtiger Informationen im Menü gefunden werden. Die folgenden Funktionen sind für eine erfolgreiche Navigation von zentraler Bedeutung:

  1. Menü – Administratoren können eine eigene Menüstruktur erstellen und ihre Inhalte in Ordnern organisieren. Ideal ist es, wenn durch Benachrichtigskennzeichnungen auf neue Inhalte in den jeweiligen Ordnern oder Bereichen hingewiesen wird, sodass Mitarbeiter nichts verpassen.

  2. Navigation am unteren Rand – Diese Art der Navigation ermöglicht schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen in der mobilen App. Untersuchungen zur Nutzung mobiler Geräte haben gezeigt, dass 49 Prozent der Nutzer auf dem Smartphone mit dem Daumen navigieren. Schaltflächen am unteren Rand des Displays sind mit einer Hand einfacher zu erreichen.

Tipp

Die Navigation sollte anfangs so einfach wie möglich gestaltet sein. Häufig wird bei der Einführung einer Plattform der Fehler gemacht, die Struktur zu komplex zu gestalten. Auch wenn Struktur der Organisation von Inhalten dient – zu viel Kleinteiligkeit überwältigt die Nutzer.

Darüber hinaus verfügen Unternehmen bei der Einführung der App in vielen Fällen noch nicht über ausreichend Inhalte, um die Struktur zu füllen. Eine leistungsstarke Plattform ist flexibel genug, um mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Wenn Sie später bemerken, dass die Struktur erweitert werden muss, sollte dies problemlos möglich sein.

Aufgrund der geringen Größe einer mobilen Plattform kann es schwierig sein zu entscheiden, was ins Hauptmenü aufgenommen wird und was nicht. Navigation ist intelligent, wenn sie personalisiert ist. Unternehmen, die ihre App mit intelligenter Navigation ausstatten wollen, bemühen sich herauszufinden, welche Informationen und Funktionen die Mitarbeiter am häufigsten nutzen. Auf Grundlage dieser Erkenntnisse bauen sie eine komfortable Struktur, die jeweils auf wichtige Zielgruppen ausgerichtet ist.

10 Skalierungsfunktion: Nutzer und Analytics

10.1 Nutzerverwaltung

Hat die Mitarbeiter-App eine sehr große Nutzerbasis, kann es schnell unübersichtlich werden. Folgenden Funktionen helfen bei der Administration:

  1. Suchen nach / Herausfiltern von Nutzern – Administratoren können mit Ergebnisfiltern nach bestimmten Nutzern suchen. Filter sind bei einer großen Nutzerbasis unverzichtbar.
  2. Bedingte Nutzergruppen – Da das manuelle Erstellen von Gruppen schnell mühsam wird, sollte es möglich sein, Nutzer auf Grundlage von Tags automatisch verschiedenen Gruppen zuzuweisen. Dies kann im Zuge des CSV-Imports geschehen, bei dem über Tags der Ein- oder Ausschluss in eine bzw. aus einer Gruppe geregelt wird.
  3. Import/Export von Nutzern – Der Import/Export von Nutzern kann manuell über CSV-Importe oder LDAP-Integration aus bzw. in bestehende(n) Mitarbeiter-Datenbanken oder über eine Nutzer-REST-API erfolgen. Da Unternehmen oft keine einheitliche Mitarbeiter-Datenbank haben und die Informationen daher aus verschiedenen Quellen kommen, sind verschiedene Optionen für den Import/Export wichtig.
  4. Deaktivierung von Nutzern – Administratoren können Nutzer im Falle einer Freistellung, des Ausscheidens aus dem Unternehmen usw. deaktivieren oder löschen.
  5. Bearbeitung von Profilen – Für Profilfelder kann festgelegt werden, ob bestimmte Informationen automatisch aufgenommen oder manuelle Optionen bereitgestellt werden. Die Möglichkeit der automatischen Aufnahme bestimmter Informationen kann durch die Datenweitergaberegeln des Unternehmens eingeschränkt sein.

10.2 Rollen und Rechte

Für die meisten Sicherheitsaspekte einer Mitarbeiter-App sind der Dienstleister und die IT-Abteilung verantwortlich. Doch auch die Administratoren sollten dazu beitragen, dass der Zugriff auf die Plattform und ihre Inhalte zugelassenen Nutzern vorbehalten bleibt. Die Mitarbeiter-App sollte es Ihnen ermöglichen, Aufgaben innerhalb der Plattform gemäß den Unternehmensrichtlinien an die richtigen Personen zu vergeben und den Zugriff auf die Inhalte über eine integrierte Rollen- und Rechteverwaltung zu beschränken. Dazu dienen die folgenden Funktionen:

  1. Aufgabenzuweisung – Die Administratoren können Autoren, Redakteuren und anderen Administratoren Inhalte zuweisen. Wenn Sie zum Beispiel wünschen, dass der Teamleiter der „Zweigstelle A“ auf der Plattform die entsprechenden Nutzer sowie kleinere Rollen für die Bearbeitung zweigstellenspezifischer Inhalte verwaltet, sollte die Möglichkeit bestehen, dafür einen Administrator anzulegen.

  2. Rechtezuweisung – Administratoren können Ansichtsrechte für das Backend kontrollieren und auf Grundlage von Rollen den Zugriff auf bestimmte Bereiche beschränken.

  3. Zielgruppenverwaltung – Administratoren können die Sichtbarkeit von Inhalten auf eine bestimmte Zielgruppe beschränken, indem sie die Nutzer in Gruppen einteilen und Inhalte jeweils bestimmten Nutzergruppen zuweisen.

10.3 Analytics

Eine Mitarbeiter-App mit Analysefunktionen kann die Interaktion mit Inhalten und mit der Plattform im Allgemeinen messen. Dabei sind die folgenden Funktionen wichtig:

  1. Berichte – Administratoren können detaillierte Berichte zu Interaktion, Downloadraten, Aufrufen und mehr herunterladen.

  2. Filter – Administratoren erhalten die Zahlen, die sie benötigen, indem sie die Ergebnisse auf bestimmte Gruppen oder Spaces, Zeitfenster, Nutzertypen usw. beschränken.

  3. Dashboard – Administratoren können sich die Ergebnisse in einfachen Grafiken und Diagrammen direkt im Administrations-Dashboard anzeigen lassen. Nutzer können ebenfalls am Frontend Zahlen zu ihren eigenen Beiträgen sehen.

11 Skalierungsfunktion: Integrationen und Erweiterungen

11.1 Standardintegrationen

Die Digitalisierung von Systemen wird immer mehr zur üblichen unternehmerischen Praxis. Daher ist es von zunehmender Bedeutung, dass IT-Lösungen offen sind, sich integrieren lassen und nebeneinander funktionieren. Sind Standardintegrationen vorhanden, muss die IT-Abteilung keinen Aufwand mehr betreiben, damit die Lösung mit den anderen kompatibel wird. Die folgenden standardmäßigen Integrationen sind in vielen Unternehmen notwendig:

  1. Integration von Microsoft 365 – Die Nutzung von Microsoft 365 hat in den letzten Jahren enorm zugenommen. Falls Ihr Unternehmen Office 365 derzeit noch nicht verwendet, ist es wahrscheinlich, dass sich dies in Zukunft ändern wird. Mit der Integration von SharePoint und sonstigen Microsoft 365-Anwendungen wie Teams oder OneDrive ist es möglich, die Inhalte der beiden Systeme unkompliziert zu synchronisieren.

  2. RSS-Feeds – Mit dieser Funktion können sich Administratoren und Nutzer in einem einzigen News-Aggregator über die News-Feeds verschiedener Websites auf dem Laufenden halten und müssen nicht mehr verschiedene Quellen auf Neuigkeiten prüfen.

  3. HR Integrationen (z.B. SAP oder Workday)

  4. Nutzer-Synchronisation – Administratoren können Nutzer in das System laden und das System mit LDAP/Active-Directory-Integrationen, CSV-Importen oder über die Nutzer-REST-API aktuell halten. So wird auch sichergestellt, dass kein Konflikt zwischen Nutzerdaten auf der Kommunikationsplattform und Daten anderer Systeme besteht.

11.2 Erweiterungen

Eine Plattform sollte nicht nur mit bestehenden Systemen kompatibel sein, sie sollte auch Funktionen haben, die sie skalierbar machen. Systeme sind skalierbar, wenn sie nicht umgebaut werden müssen, um wachsenden Nutzeranforderungen gerecht zu werden. Der Anbieter sollte entsprechende Funktionen bereitstellen, damit die Plattform entsprechend den Nutzeranforderungen erweitert und angepasst werden kann. Dazu kann Folgendes gehören:

  1. Sandbox – Damit können Entwickler neue Funktionen, Add-ons und Weiterentwicklungen außerhalb des tatsächlichen App-Betriebs ausprobieren.

  2. Nutzer-REST-API – Ein Endpunkt, den Programmierer nutzen können, um Informationen über Nutzer zu versenden. Mit dieser Funktion können Nutzer automatisch erstellt und fortlaufend aktualisiert werden. Die Plattform kann dann in Echtzeit auf Personalentwicklungen reagieren und sich einer wachsenden und ändernden Nutzerbasis anpassen.

  3. Marktplatz – Es kann sein, dass Unternehmen eine Funktion benötigen, die der Dienstleister nicht standardmäßig anbietet. Daher sollte die Plattform über einen Online-Marktplatz für Erweiterungen und Weiterentwicklungen Dritter verfügen.

  4. Individuelle Plugins – Diese Funktion ermöglicht es der Entwicklungsabteilung Ihres Unternehmens, eigene Plugins zu entwickeln, sodass die Plattform jederzeit alle unternehmensspezifischen Anforderungen erfüllen kann.

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