Die 3 Top-Ziele für ein modernes Intranet

Frank Wolf —  15. Juni 2020 — 15 Comments

Was sind eigentlich die Ziele eines Intranets?

Auf den ersten Blick eine einfache Frage, auf den zweiten Blick ein weites Feld mit vielen verführerischen Allgemeinplätzen wie „Kommunikation“, „Informationsmedium“ oder „Zusammenarbeit“. Dabei können gut definierte Ziele als Leitfaden und Prüfstein dienen,  an dem sich jede fachliche, technische und organisatorische Entscheidung im Rahmen einer Entwicklung eines wirklich modernen Intranets messen lässt.

Viele Elemente dieser Ziele sind erst mit dem Zeitalter von Sozialen Medien und seiner Umsetzung in einem modernem Intranet auf der Bildfläche erschienen – ein klassisches Intranet hat vor allem beim zweiten und dritten Ziel deutlich bescheidenere Ansprüche. Die folgende Aufteilung ist ein Versuch, die Ziele eines Intranets möglichst einfach aber auch konkret und umfassend darzustellen. Eine umfassendere Betrachtung zu passenden Intranet-Software-Anbietern habe ich hier erstellt.

Ziel 1: Effektive Informationsverteilung

Informationsverteilung ist die klassische Aufgabe von Intranets. Relevante Informationen aus dem Unternehmen und seiner Umwelt sollen möglichst aktuell erstellt, verteilt und konsumiert werden.  Ein modernes Intranet kann und will in diesem Bereich zu einer völlig neuen Qualität in der Informationsverteilung kommen:

intranet

Zentral verteilte Informationen machen nur den Bruchteil der Informationsflüsse und -bedürfnisse eines Unternehmens aus.

Teilziele

  • Stärkere dezentrale Redaktion von Inhalten und dadurch mehr, aktuellere und für den einzelnen Mitarbeiter relevantere (z.B. lokale oder bereichsspezifische) Inhalte
  • Etablierung von redaktionell beherrschbaren Feedbackkanälen zur Förderung eines Dialoges zwischen Mitarbeitern und Management
  • Erweiterte Möglichkeiten der Nutzung multimedialer Mittel
  • Einfache rollen- und interessenbasierte Filter-, Such- und Benachrichtigungsmechanismen für die Nutzer des Intranets, um möglichst einfach auf die individuell relevanten Informationen und Nachrichten aufmerksam zu werden und Informationsüberlastung zu vermeiden
  • Stärkere Einbindung von internationalen Standorten
  • Authentischere und persönlichere Ansprache durch das Management
  • Stärkere Vernetzung von Informationen, um Zusammenhänge aufzuzeigen

Beispiele für neue Funktionen

  • Personalisierbare Startseite: Zielgenaue individuelle Informationen, verringerte Informationsbelastung der Nutzer, Flexibilität bei der Anbindung weitere organisatorischer Einheiten z.B. Tochtergesellschaften
  • Gruppenräume: Sehr gut geeignet für dezentralere Informationen, mit offeneren Redaktionsrechten. Informationen aus verschiedenen Gruppenräumen können dann individuell auf der Personalisierbaren Startseite zusammengezogen werden.
  • Front-End Editing: Auch eine Erfindung des Web 2.0 – Inhalte einfach direkt auf der betreffenden Seite editieren – ohne Redakteursschulung und lange Einarbeitung.
  • Kommentare: mehr Akzeptanz durch Dialogmöglichkeit
  • Bildergalerie:  Manche Bilder sagen mehr als tausend Worte.
  • Videos einfach einbinden: Komplexe Zusammenhänge lassen sich oft durch Videos einfacher erklären, authentischer als Text – z.B. bei Management Kommunikation
  • Mobiler Zugriff: Gerade Management und z.B. Außendienst sollten auf wichtige Inhalte auch mobil zugreifen können

Organisatorisch: Dezentrale Redakteure müssen gefördert, aber zentral betreut werden. Im Zielzustand sind alle Mitarbeiter dezentrale Redakteure. Übergreifende Redakteure stellen die Aktualität und Korrektheit zentraler unternehmenskritischer Inhalte sicher, sind aber auch Anlaufstelle für dezentrale Redakteure. Wichtig ist eine funktionierende Balance zwischen nutzergenerierten Inhalten und zentral erstellten und kontrollierten Inhalten.

Mögliche Messkriterien

  • Zugriffe auf das Intranet
  • Durchschnittliche Verweildauer
  • Anzahl der eigestellten Artikel / Dokumente / Kommentare
  • Anzahl und Anteil der Autoren und derjenigen, die sich aktiv beteiligen (Kommentare etc)
  • Beteiligung von Standorten (Anteil der Standorte an den obigen Kriterien)
  • Mitarbeiterumfrage (Wie gut fühlen Sie sich informiert?, Wie gut fühlen Sie sich in Entscheidungen einbezogen?)

Ziel 2: Unterstützung der operativen Arbeit

In dieses Ziel fallen alle Aktivitäten, mit denen das Intranet die operative Tätigkeit und Zusammenarbeit der Mitarbeiter unterstützt und verbessert. Eigentlich nichts neues, diesen Anspruch gab es auch schon früher. Neu ist, dass vor allem Services ausgereifter und für jeden einfach benutzbar sind. Ziel 2 beinhaltet viele Anforderungen zur Zusammenarbeit in Projekten und führt zu Intranets, die man seit ca. 2012 als „Social Intranets“ bezeichnet. Man sollte hier beachten, dass mit der weiteren Verbreitung von spezifischen Tools wie Microsoft Teams oder Slack, diese Social Intranets and Bedeutung deutlich verlieren, da sich das Konzept als nicht nachhaltig herausgestellt hat. 

Teilziele

  • Schnelles Finden von Ansprechpartnern und Experten
  • Schneller und direkter Zugriff auf arbeitsrelevante Dokumente
  • Einfaches Finden von Informationen und Wissen
  • Einfache Zusammenarbeit in übergreifenden Teams
  • Portalfunktion des Intranets als zentraler Zugang zu Anwendungen und Informationsquellen

Beispiel für neue Funktionen

  • Personalisierbare Startseite: Direkter Zugang zu relevanten Seiten und Dokumenten, aktuelle Informationen aus den eigenen Gruppenräumen auf einen Blick
  • Profile und Vernetzung: Experten werden schneller gefunden, Vernetzung zwischen Mitarbeitern auch an verschiedenen Standorten wird gestärkt
  • Kommentare: Bei Nutzung in Gruppenräumen: Inhalte können schneller in einer großen Gruppe abgestimmt werden, weniger Emails
  • Diskussionen: Bei Nutzung in Gruppenräumen: Inhalte können schneller in einer großen Gruppe abgestimmt werden, weniger Emails
  • Gute Suche: Inhalte schneller finden
  • Gruppenräume: Dokumente austauschen, Neuigkeiten teilen, diskutieren und sich organisieren – Schaffung einer zentralen Informationsquelle, durch die alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind
  • Projekträume: Zentrale Informations- und Kommunikationsquelle des Projektes, sehr effektive Organisation auch großer Projektteams
  • Umfragen: Schnelle Abstimmung in grossen Gruppen.
  • Self Services: Das Intranet ist der Startpunkt in die verschiedensten verfügbaren Mitarbeiterservices (Arbeitszeitverwaltung, Reisebuchung etc)
  • Mobiler Zugriff: zentrale Anforderung

Organisatorisch: Die Administration und Pflege der Gruppenräume wird weitestgehend dezentralisiert. Gruppenräume bleiben nach Möglichkeit offen und zugänglich für alle Mitarbeiter – Einschränkungen müssen begründet werden.

Messkriterien:

  • Anzahl der selbst gepflegten Profile (mit Bild)
  • Anzahl der aktiven Gruppenräume und Projekträume
  • Anzahl Zugriffe auf Vorlagen / Arbeitsrelevante Inhalte und Dokumente
  • Mitarbeiterumfrage (Wie wichtig ist das Intranet für Ihre tägliche Arbeit?, Wie einfach ist der Zugang zu Informationen und Experten?)

Ziel 3: Virtuelle emotionale Heimat

Gerade bei großen und verteilten Unternehmen ist das Intranet ein wichtiger Faktor, um ein Gefühl der Zusammengehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen aufzubauen und zu erhalten. Die stetig wachsende Zahl der Wissensarbeiter sitzt meistens vor dem Bildschirm und nimmt einen Großteil Ihres  Unternehmens auch nur über diesen wahr. Ein Intranet ist immer auch der zentrale digitale Identifikationspunkt und prägt mit Elementen wie Name, Logo, Farben und Bildwelten das interne Branding der Organisation und internen Kommunikation.

headquarter
Viele Unternehmen investieren viel Geld in Hauptquartiere und Symbole von Erfolg und Visionen. Ziel dieser Ansprache sind auch die eigenen Mitarbeiter. Ein Intranet ist ein wichtiger Faktor, um diese Botschaft auch über die Bildschirme zu transportieren – vor allem für Mitarbeiter an weltweit verteilten Standorten, die nicht in den Glaspalästen der Zentrale sitzen.

Teilziele

  • Hohe Akzeptanz und einfache Benutzbarkeit des Intranets
  • Sichtbarmachen von Mitarbeitern und deren Kompetenzen
  • Authentische und persönliche Inhalte
  • Feedbackkanäle zur Förderung eines Dialoges und von Diskussionen
  • Teilweise Gewährung von Gestaltungsfreiheit für Mitarbeiter und Bereiche (inhaltlich, optisch, strukturell)

Beispiel für neue Funktionen

  • Personalisierbare Startseite: Nutzer können sich „Ihr“ Intranet selbst gestalten
  • Design: Design und Bildsprache passen sich dem CI/CD an. Im Gegensatz zum Internetauftritt steht die Markenbotschaft jedoch nicht a