One of the things that I love about intranets is that it doesn’t get boring. The way we understand and build intranets has been constantly evolving from digital employee newspapers over mighty employee portals to social (collaboration) intranets.
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Nach mehr als 7 lehrreichen und spannenden Jahren in der Intranet Beratung bei der T-Systems MMS bin ich von der Beraterseite auf die Seite der Lösungsanbieter gewechselt. Unser Produkt ist die Staffbase Mitarbeiter App – eine mobile Lösung mit der bestehende Intranets einfach mobil verfügbar gemacht werden können, die aber auch sehr gut als alleiniges Intranet für kleinere und mittlere Unternehmen funktioniert. Mittlerweile haben wir die App deutlich erweitert und bieten auch ein modernes Intranet an. Wir nennen dieses Produkt „Employee Experience Intranet„. Was wir damit genau meinen und warum das die neueste Generation in der Evolution der Intranets ist, das erklären wir hier.
Warum brauchen wir mobile Intranets?
Darauf gibt es viele Antworten. Nach vielen Gesprächen mit Kunden und Partnern in den letzten Monaten würde ich es so auf den Punkt bringen: Intranets können ihren Anspruch als digitales Zentrum der internen Kommunikation nur glaubhaft machen, wenn sie wirklich fast alle Mitarbeiter zuverlässig und regelmäßig erreichen. Das klingt einfach, ist aber in vielen Unternehmen weit von der Realität entfernt. Viele neue Social Intranets machen dieses Bild nicht besser, denn Activity Streams und hunderte (oder tausende) Gruppen überfordern Gelegenheitsnutzer. Noch nie hat jemand zu mir gesagt, sein Intranet sei zu einfach – beklagt wird immer Komplexität, Hürden beim Zugriff und beim Finden relevanter Informationen. Wir glauben fest daran, dass die Zukunft nicht in mehr Funktionen liegt, sondern in smarter Einfachheit – einfach zugänglich, einfach verständlich und einfach zu benutzen.
Was ist mit dem digitalen Arbeitsplatz?
Der digitale Arbeitsplatz wird nur teilweise mobil sein und nicht alle Anwendungsfälle werden wir zwingend auf die Smartphones der Mitarbeiter bringen müssen. Deshalb heisst die Überschrift auch nicht die Zukunft des digitalen Arbeitsplatzes ist mobil, sondern es geht explizit um das Intranet. Das Meiste was klassische Intranets beinhalten, macht mobil sehr viel Sinn (ausgenommen die klassischen Bereichs- und Teamvorstellungen, die auch schon heute unter Intranet-Managern sehr umstritten sind).
Gibt es nicht schon genug Technologie-Anbieter?
Stimmt, gerade im Bereich (Social) Collaboration gibt es viele Lösungen. Wir sehen aber eine klare Abgrenzung zwischen der Aufgabe, Informationen zu erstellen und zu verteilen. Unser Ziel ist nicht das Facebook für Unternehmen sondern das SPIEGEL ONLINE für Unternehmen. Darüber hinaus gibt es viele kleine Prozesse, die sich ideal für den mobilen Kanal anbieten. Die können als Erweiterung einfach in der Mitarbeiter App installiert werden.
Mittlerweile gibt es auch schon eine Reihe von Mitarbeiter-App Anbietern. Wir haben hier beschrieben, welche Fragen man sich bei der Auswahl stellen sollte:
5 Mitarbeiter-App Anbieter im Vergleich – die wichtigsten Fragen für die beste Entscheidung
Gibt es schon Partner, die bei Projekten unterstützen können?
Wir freuen uns über sehr positve Resonanz verschiedener Intranet Spezialisten. Es macht Spass, das Thema zu erklären, weil man oft nicht viel erklären muss. Sobald wir erzählen, dass es um Mitarbeiter in Produktion oder Service geht, dann fallen den meisten sofort Beispiele aus ihrer eigenen Beratungsarbeit ein, in denen diese Zielgruppe viel stärker in den Mittelpunkt kommt.
Kann man die Mitarbeiter App irgendwo testen?
Ja, ganz einfach auf unserer Website.Wer lieber eine Online Demo von uns bekommen möchte, kann das dort auch machen.
Social Business steht und fällt mit dem aktiven Beitrag dezentraler Treiber im Unternehmen. Ihre Initiativen zählen durch ihre Dynamik ebenso wie durch ihren Erfolg. Den Spagat zwischen dem dafür notwendigen Freiraum und zielgerichteter Steuerung bewältigt ein zentrales Projektteam am besten, indem es dezentrale Initiativen wie interne Startups managt – so dass sie weitgehend selbständig, aber nicht sich selbst überlassen bleiben.
Doch der richtige Mix ist in der Praxis schwer zu finden. Was kommt, nachdem die soziale Plattform technologisch bereit steht? Klar, motivierende Qualifizierung, sprich Enabling und Kommunikation. Aber das Know-how und die Umsetzung der dezentralen Treiber variieren, und zentrale Maßnahmen scheitern manchmal an der Reichweite, häufiger noch an der Zielgenauigkeit.
Vom Social Use Case zum Social Business Case
Präzisierung ist vor allem da gefragt, wo die Zentrale fachlich an wenigsten beisteuern kann: bei den konkreten Anwendungsfällen, mit denen soziale Technologien nutzenbringend ins tägliche Geschäft adaptiert werden. Da die Parameter der Arbeit nirgends im Unternehmen die gleichen sind, können Anwendungsfälle nicht von oben vorgegeben werden. Sie müssen von jenen definiert, getrieben und kommuniziert werden, die davon unmittelbar profitieren: dezentralen Bereichen, Teams, Querschnittinitiativen.
Doch erst die Präzisierung von Aktivitäten, Beteiligten, und Ergebnissen macht aus einem generischen Social Use Case einen im Arbeitskontext sinnvoll eingebundenen Social Business Case. Und der wiederum steht im Zentrum von wirksamem Enabling und strategischem Aufbau des Social Business.
Die Überzeugung, dass mit Social Intranets und Social Collaboration die Arbeitsproduktivität erhöht wird, ist weit verbreitet. Dennoch erregt kaum ein Thema die Gemüter nachhaltiger, als die Diskussion um den Nachweis des Nutzens von Social Collaboration. In einer Diskussion in einem Intranet-Arbeitskreis wurde unlängst festgestellt, dass von ca. 25 Unternehmen in lediglich einem ein Use Case so gerechnet werden konnte, dass daraus ein Business Case entsteht. Bei aller Schwierigkeit: Wie kann man sich dem Thema ROI und Nutzen von Social Collaboration praktisch nähern?
Das Thema ist nicht neu:
- Die Rechnung eines Business Case für Intranet Projekte über ersparte Zeit ist bekannt und umstritten
- Weitere Möglichkeiten und Grenzen einer ROI-Rechnung, die einem Business Case zu Grunde liegt, sind genauso betrachtet worden, wie auch die KPI’s zur Messung der Zielerreichung eines Social Intranet
Die Erfordernis, einen Business Case zu beschreiben, bietet die wesentliche Chance, Mehrwerte gezielt zu identifizieren und nachzuverfolgen. Ein Social Enterprise ist für sich kein Ziel – es kommt auf den spezifischen Nutzen für das Unternehmen und seine Mitarbeiter an. Die Studie „Social Collaboration in Deutschland, Frankreich und Großbritannien 2013“ von Pierre Audin Consultants hat unlängst vier Bereiche identifiziert, die von den Fachbereichen als Handlungsfelder für Social Collaboration gesehen werden: Innovationsfähigkeit, Produktivität, Vernetzung und Management. Diese vier Bereiche könnten eine Struktur vorgeben, in der Erfolgversprechendes gesucht und gefördert wird. Dies ist im Kern unternehmerisches Handeln, für das Controlling und Monitoring eingesetzt wird.
Architektur eines Monitorings für ein Social Intranet
Für Social Intranets sind wesentliche Instrumente des Monitorings die Auswertung von Logs und Nutzerbefragungen. Während die Auswertung von Logs in manchen Unternehmen aus datenschutzrechtlichen Erwägungen nur eingeschränkt möglich sind, bieten Nutzerbefragungen viele Möglichkeiten. Diese können auf die Gesamtplattform bezogen werden oder auf spezifische Nutzenelemente fokussiert werden, wie z.B. die vier o.g. von Fachbereichen priorisierten Handlungsfelder. Den Handlungsfeldern können Use Cases oder Zielsetzungen zugeordnet werden, die konkret gemonitored werden können. Denn die Antwort auf die Frage: „Beschleunigt Social Media den Zugriff auf Wissen im Unternehmen?“ wird unkonkreter sein als die Einschätzung zur Aussage „In unserem Social Intranet werden Fragen immer schnell beantwortet“. Die Zuordnung von Use Cases ermöglicht Abfragen zu Handlungsbereichen auf konkretem, nachvollziebarem Niveau. Zudem hilft die Zuordnung, den Schwerpunkt des Monitorings auf bestimmte Handlungsfelder zu fokussieren.
Abbildung 1: Handlungsfelder und zugeordnete Use Cases
Sascha Lobo hat diese Woche aus meiner Sicht eines der besten Zitate zum Thema Social Media seit langer Zeit geliefert:
Katzenbilder, Pornos und Filmchen sind der Treibstoff, der soziale Netzwerke am Laufen hält, bis sie im Ernstfall gebraucht werden.
Er bezieht sich im konkreten Fall auf die Aufstände in der Türkei und die zentrale Rolle von Facebook, Twitter und Tumblr bei der Koordination und Mobilisierung der Demonstranten. Das aktuelle Hochwasser liefert weitere eindrucksvolle Beispiele. Seiten wie Fluthilfe Dresden oder Elbpegelstand haben innerhalb kürzester Zeit eine unglaubliche Reichweite https://naturheilpraxis-hauri.ch/ und Bedeutung für die Hochwasserhilfe entwickelt. Adhoc-Initiativen von Einzelnen stellen damit die professionelle Kommunikationsmaschinerie einer Großstadt in den Schatten.
Dresden, Leipziger Strasse heute früh um 7:30 – das Wasser wird durch einen endlos lang erscheinenden Sandsackwall aufgehalten. Social Media hat geholfen, Tausende Helfer in den letzten Tagen zu koordinieren.
Wie verhält sich das eigentlich im Unternehmen? Was ist dort der Ernstfall und spielt Social Media bei dem eine Rolle?
Unmittelbaren Katastrophen wir Bränden, Explosionen oder Hochwasser kommen Unternehmen durch Notfallpläne, eingespielte Entscheidungswege, geschulte Mitarbeiter und gut etablierte Kommunikationsmittel (Telefon, Mail, Intranet etc.) bei. Das Potential von Social Business Anwendungen für die unmittelbare Krisenbewältigung ist eher klein. Spannender wird es dann schon nach der Krise, weil man so Solidarität und Beistand unter den Mitarbeitern auch weltweit organisieren kann.
Wenn man den Ernstfall als akute Bedrohung der wirtschaftlichen Existenz eines Unternehmens sieht, dann ist das Potential von Social Business auch hier eher klein. Social Business hilft ein Unternehmen agil zu führen, Mitarbeiter zu motivieren oder Kunden besser zu verstehen. Wenn die Krise allerdings akut ist, dann ist oft eher weniger Kommunikation zu beobachten. Dann zieht sich das Management zurück, um im engen Kreis mitunter schwerwiegende Entscheidungen zu treffen. Informelle Netzwerke und die Gerüchteküche laufen dann zwar heiß, aber Social Business Plattformen sind auch hier nicht geeignet, weil sie für diese Art der Kommunikation viel zu transparent sind.
Der unternehmensinterne Ernstfall: Themen die „abheben“
Es gibt aber einen Ernstfall, der auch im Unternehmen relevant ist. Wir sehen regelmäßig Themen in unserem Social Intranet, die „abheben“. Dort entwickeln sich Diskussionen die intensiv und oft unternehmensweit geführt werden. Das reicht von alltäglichen Themen wie Rauchen im Treppenhaus und Nutzen von Wasserspendern bis hin zu unternehmenskritischeren Fragen wie neuen flexibleren Büroformen oder die Gestaltung der neue Website. Man könnte das als Zeitverschwendung sehen, aber ich sehe das als identitätsstiftend. Jeder, egal an welchem Standort oder an welcher Stelle der Hierarchie kann hier eine Meinung haben und dieses äußern. Das ist einer der Bausteine, der wie wir sagen „virtuellen emotionalen Heimat„, die ein Social Intranet gerade für verteilte Unternehmen werden muss.
Leider stehen Katzenbilder, Pornos und Filmchen unternehmensintern aus naheliegenden Gründen nicht zur Verfügung , um Social Business Plattformen am Laufen zu halten, bis sie für diese großen Diskussionen gebraucht werden. Deshalb braucht es starke Anwendungsfälle aus der Kommunikation (Intranet) und der Zusammenarbeit (Projektmanagement) als sozialen Treibstoff, um im Ernstfall wirklich zur Stelle zu hausarzt-roethenbach.de sein.
Mein Impulsvortrag zum Panel Social Collaboration auf der Webciety gestern. Wie vielfach versprochen, hier die Folien mit einigen zusätzlichen Kommentaren zum besseren Verständnis.
Ein kurzfristiger Hinweis auf ein Webinar morgen um 11 Uhr zum Thema Social Intranets. Ich werde vor allem über diese drei Punkte sprechen:
- Warum sind Social Intranets spannend und was ist der Nutzen?
- Die drei wichtigsten Anwendungsfälle.
- Was ist bei der technischen Umsetzung zu beachten?
Wer kurzfristig noch die 45 Minuten Zeit findet, ist herzlich eingeladen, sich hier anzumelden: http://bit.ly/TfkGTF
Social Intranets – das Beste aus zwei Welten, Mittwoch, 7.11.2012, 11:00
Als E-Mail würde ich mich ungerecht behandelt fühlen. Seit fast 20 Jahren ist die elektronische Post als Fundament von Wissensarbeit weltweit flächendeckend im Einsatz und laut Wikipedia noch vor dem World Wide Web der meistgenutzte Dienst des Internets. Keiner kann sich heute mehr vorstellen, wie man einen normalen (Büro-)Arbeitstag ohne E-Mail bewältigen könnte. Aber statt Dankbarkeit schlägt ihr vor allem Feindseligkeit entgegen, denn Sie ist zum Inbegriff von Informationsüberlastung geworden. Der Spiegel titelt „E-Mails? Nein Danke!“ und spricht von einer Brückentechnologie, die wir nur noch wenige Jahre ertragen müssen, denn die weit überlegenen Alternativen sind ja schon in Sichtweite.
Kein Wunder, dass ein immer wieder gern benutztes und gern gehörtes Argument für Social Collaboration Lösungen, die zu erwartende deutliche Reduktion des E-Mail Aufkommens ist. Einige gehen sogar noch weiter und streben den kompletten Ausstieg aus der E-Mail Kommunikation in den nächsten drei Jahren an.
Der Tod der E-Mail steht also kurz bevor? Ich denke nein. Hier sind meine Gründe: Weiterlesen…
Morten T. Hansen, Professor an der Universität Berkeley, behauptet in seinem, im Jahr 2009 erschienen, Buch „Collaboration: How Leaders Avoid the Traps, Create Unity, and Reap Big Results“ (welches übrigens sehr lesenswert ist!) ganz provokativ, dass schlechte Zusammenarbeit schlimmer ist als keine Zusammenarbeit. Da Zusammenarbeit landläufig als das Erfolgsrezept für Unternehmen gesehen wird, lohnt es sich, die Aussage von Professor Hansen näher zu analysieren:
Disziplinierte Zusammenarbeit
Unternehmen, die es nicht schaffen erfolgreich zusammen zu arbeiten wie z.B. Sony im Musikbeispiel des ersten Beitrags, tappen oft in Kollaborationsfallen. Zu diesen Fallen zählt unter anderem das Zusammenarbeiten in einer feindlichen Umgebung wie z.B. in Unternehmen, die nicht auf Zusammenarbeit ausgelegt sind, da ihre Organisationsstruktur den Wettbewerb zwischen einzelnen, dezentralen Einheiten fördert. Ebenso das Unterschätzen der Kosten von Zusammenarbeit, wie die Koordination von Mitarbeitern über Abteilungen hinweg oder das Lösen von Konflikten zählt zu den Kollaborationsfallen. Traurig, aber wahr, selbst wenn sich ein Unternehmen der Probleme oder Barrieren in der Zusammenarbeit bewusst ist, kann es noch in die Falle tappen. Und zwar indem es die falschen Barrieren identifiziert und folglich die falschen Lösungswege einschlägt. Um diese Fallen, und somit schlechte Zusammenarbeit, zu vermeiden und erfolgreiche Zusammenarbeit möglich zu machen sieht Hansen folgenden Weg: disziplinierte Zusammenarbeit! Disziplinierte Zusammenarbeit besteht aus drei Schritten (siehe Grafik):
Unter Bewertung der Kollaborationsmöglichkeiten fällt zum ersten die Einschätzung wie Zusammenarbeit die Unternehmensperformance auf verschiedenen Ebenen verbessern kann und definiert somit die Ziele, die mit Zusammenarbeit erreicht werden sollen. Weiterhin geht es laut Hansen in diesem ersten Schritt der disziplinierten Zusammenarbeit darum, zum Beispiel unter Zuhilfenahme einer Kollaborationsmatrix, potentielle Zusammenarbeitsfelder zu finden und eine Entscheidungsregel zu definieren, anhand derer man auf Projekteben entscheidet ob eine Zusammenarbeit weiter vorangetrieben werden soll oder nicht. Wer Interesse an den Details zum ersten Schritt hat, dem sei an dieser Stelle nochmal wärmstens die Lektüre von Hansens Buch oder eine Email an uns (:-)) empfohlen. Wer Interesse an einem Überblick über Schritte zwei und drei sowie einem kleinen Praxisbeispiel hat, dem empfehle ich an dieser Stelle einfach weiter zu lesen. Weiterlesen…
Ein Intranet-Projekt hat viele Baustellen – eine davon ist das Thema „Navigation“ – das ich heute ein wenig beleuchten werde. Bevor ich darauf eingehe, möchte ich kurz ein paar Worte zu den Begriffen Informationsarchitektur (IA) und Navigation verlieren. Oft kommen Fragen aus den Fachabteilungen auf wie z.B.: Was bedeutet denn eigentlich IA? In welchem Zusammenhang steht IA mit Navigation? Wie grenzen sich diese Begriffe voneinander ab – grenzen sie sich überhaupt ab? Was ist mit Usability – ist das auch ein Thema der IA? Um nur wenige Beispiele zu nennen.
Louis Rosenfeld gibt meiner Meinung nach eine angemessene Begriffsdefinition ab – ihm zufolge ist IA
The art and science of structuring, organizing and labeling information to help people find and manage it.
IA bedeutet demzufolge, verschiedenste Inhalte in einer gewissen Art und Weise so thematisch zu strukturieren und zu organisieren, dass diese dem Nutzer leicht zugänglich gemacht werden können. Eine Interpretationsmöglichkeit dieser relativ einfachen Definition ist, dass Informationsarchitektur eigentlich kein großes Thema bei einem Intranet-Relaunch ist. Bei näherer Betrachtung des Schwerpunktes „Organisieren“ von Inhalten, wird diese Annahme jedoch revidiert (siehe folgende Abbildung).
