Mein Impulsvortrag zum Panel Social Collaboration auf der Webciety gestern. Wie vielfach versprochen, hier die Folien mit einigen zusätzlichen Kommentaren zum besseren Verständnis.
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Ein kurzfristiger Hinweis auf ein Webinar morgen um 11 Uhr zum Thema Social Intranets. Ich werde vor allem über diese drei Punkte sprechen:
- Warum sind Social Intranets spannend und was ist der Nutzen?
- Die drei wichtigsten Anwendungsfälle.
- Was ist bei der technischen Umsetzung zu beachten?
Wer kurzfristig noch die 45 Minuten Zeit findet, ist herzlich eingeladen, sich hier anzumelden: http://bit.ly/TfkGTF
Social Intranets – das Beste aus zwei Welten, Mittwoch, 7.11.2012, 11:00
Als E-Mail würde ich mich ungerecht behandelt fühlen. Seit fast 20 Jahren ist die elektronische Post als Fundament von Wissensarbeit weltweit flächendeckend im Einsatz und laut Wikipedia noch vor dem World Wide Web der meistgenutzte Dienst des Internets. Keiner kann sich heute mehr vorstellen, wie man einen normalen (Büro-)Arbeitstag ohne E-Mail bewältigen könnte. Aber statt Dankbarkeit schlägt ihr vor allem Feindseligkeit entgegen, denn Sie ist zum Inbegriff von Informationsüberlastung geworden. Der Spiegel titelt “E-Mails? Nein Danke!” und spricht von einer Brückentechnologie, die wir nur noch wenige Jahre ertragen müssen, denn die weit überlegenen Alternativen sind ja schon in Sichtweite.
Kein Wunder, dass ein immer wieder gern benutztes und gern gehörtes Argument für Social Collaboration Lösungen, die zu erwartende deutliche Reduktion des E-Mail Aufkommens ist. Einige gehen sogar noch weiter und streben den kompletten Ausstieg aus der E-Mail Kommunikation in den nächsten drei Jahren an.
Der Tod der E-Mail steht also kurz bevor? Ich denke nein. Hier sind meine Gründe: Weiterlesen…
Morten T. Hansen, Professor an der Universität Berkeley, behauptet in seinem, im Jahr 2009 erschienen, Buch „Collaboration: How Leaders Avoid the Traps, Create Unity, and Reap Big Results“ (welches übrigens sehr lesenswert ist!) ganz provokativ, dass schlechte Zusammenarbeit schlimmer ist als keine Zusammenarbeit. Da Zusammenarbeit landläufig als das Erfolgsrezept für Unternehmen gesehen wird, lohnt es sich, die Aussage von Professor Hansen näher zu analysieren:
Disziplinierte Zusammenarbeit
Unternehmen, die es nicht schaffen erfolgreich zusammen zu arbeiten wie z.B. Sony im Musikbeispiel des ersten Beitrags, tappen oft in Kollaborationsfallen. Zu diesen Fallen zählt unter anderem das Zusammenarbeiten in einer feindlichen Umgebung wie z.B. in Unternehmen, die nicht auf Zusammenarbeit ausgelegt sind, da ihre Organisationsstruktur den Wettbewerb zwischen einzelnen, dezentralen Einheiten fördert. Ebenso das Unterschätzen der Kosten von Zusammenarbeit, wie die Koordination von Mitarbeitern über Abteilungen hinweg oder das Lösen von Konflikten zählt zu den Kollaborationsfallen. Traurig, aber wahr, selbst wenn sich ein Unternehmen der Probleme oder Barrieren in der Zusammenarbeit bewusst ist, kann es noch in die Falle tappen. Und zwar indem es die falschen Barrieren identifiziert und folglich die falschen Lösungswege einschlägt. Um diese Fallen, und somit schlechte Zusammenarbeit, zu vermeiden und erfolgreiche Zusammenarbeit möglich zu machen sieht Hansen folgenden Weg: disziplinierte Zusammenarbeit! Disziplinierte Zusammenarbeit besteht aus drei Schritten (siehe Grafik):
Unter Bewertung der Kollaborationsmöglichkeiten fällt zum ersten die Einschätzung wie Zusammenarbeit die Unternehmensperformance auf verschiedenen Ebenen verbessern kann und definiert somit die Ziele, die mit Zusammenarbeit erreicht werden sollen. Weiterhin geht es laut Hansen in diesem ersten Schritt der disziplinierten Zusammenarbeit darum, zum Beispiel unter Zuhilfenahme einer Kollaborationsmatrix, potentielle Zusammenarbeitsfelder zu finden und eine Entscheidungsregel zu definieren, anhand derer man auf Projekteben entscheidet ob eine Zusammenarbeit weiter vorangetrieben werden soll oder nicht. Wer Interesse an den Details zum ersten Schritt hat, dem sei an dieser Stelle nochmal wärmstens die Lektüre von Hansens Buch oder eine Email an uns (:-)) empfohlen. Wer Interesse an einem Überblick über Schritte zwei und drei sowie einem kleinen Praxisbeispiel hat, dem empfehle ich an dieser Stelle einfach weiter zu lesen. Weiterlesen…
Ein Intranet-Projekt hat viele Baustellen – eine davon ist das Thema “Navigation” – das ich heute ein wenig beleuchten werde. Bevor ich darauf eingehe, möchte ich kurz ein paar Worte zu den Begriffen Informationsarchitektur (IA) und Navigation verlieren. Oft kommen Fragen aus den Fachabteilungen auf wie z.B.: Was bedeutet denn eigentlich IA? In welchem Zusammenhang steht IA mit Navigation? Wie grenzen sich diese Begriffe voneinander ab – grenzen sie sich überhaupt ab? Was ist mit Usability – ist das auch ein Thema der IA? Um nur wenige Beispiele zu nennen.
Louis Rosenfeld gibt meiner Meinung nach eine angemessene Begriffsdefinition ab – ihm zufolge ist IA
The art and science of structuring, organizing and labeling information to help people find and manage it.
IA bedeutet demzufolge, verschiedenste Inhalte in einer gewissen Art und Weise so thematisch zu strukturieren und zu organisieren, dass diese dem Nutzer leicht zugänglich gemacht werden können. Eine Interpretationsmöglichkeit dieser relativ einfachen Definition ist, dass Informationsarchitektur eigentlich kein großes Thema bei einem Intranet-Relaunch ist. Bei näherer Betrachtung des Schwerpunktes “Organisieren” von Inhalten, wird diese Annahme jedoch revidiert (siehe folgende Abbildung).
Auf jeder Startseite eines der vielen Bereiche innerhalb unseres Social Intranets prangt unübersehbar rechts oben eine Tag Cloud mit den meist vergebenen Stichwörtern (Tags) des Bereiches. Nach über zwei Jahren der Nutzung ist mir aufgefallen, dass ich so gut wie noch nie diese Tag Cloud zum Auffinden von Inhalten benutzt habe. Ich habe dann ca. weitere 30 Mitarbeiter gebeten, mir zwei Fragen zu beantworten:
- Wer von euch benutzt die Tag Cloud, um Inhalte zu finden?
- Wer benutzt die Tag Cloud, um sich einen schnellen Überblick über die Themen des jeweiligen Bereiches zu verschaffen?
Mitarbeiter aus Vertrieben kennen es auf jeden Fall, vielleicht auch der eine oder andere aus großen Konzernen: Zu Beginn des Jahres ruft die Firma zum Kickoff, verkündet die Ziele des neuen Jahres und schenkt Freibier aus. Und – meistens der Höhepunkt zum Schluss der Bühnenshow, ehrt verdiente Mitarbeiter. Wer schaffte den größten Deal? Wer war am nettesten zu den Kunden? Bei uns in der MMS lautete das Motto: „Wer waren die Innovation Champions 2010“? Weiterlesen…
Web 2.0 Ansätze im Unternehmen werden nun schon seit einigen Jahren diskutiert, ausprobiert und zunehmend systematisch genutzt. Deshalb ist neben der Frage – “Wie geht es weiter?” – auch ein Blick zurück sehr lohnend, denn wir haben einiges gelernt. Ich habe zu diesem Thema in den letzten Wochen unter anderem auf der Synergie-Fachtagung in Oestrich-Winkel und auf dem Kommunikationskongress in Berlin gesprochen und möchte hier gern meine Präsentation teilen.
Eines der zentralen Themen der Präsentation: Gerade für Kommunikatoren sollte die Rolle des Intranets im Mittelpunkt stehen und die Frage, wie man die fast immer vorhandenen, aber oft unabhängig aufgebauten Web 2.0 Anwendungen besser daran anbinden kann. Intranets und Web 2.0 Anwendungen sind in vielen Fällen sehr getrennt betrachtet worden, haben oft verschiedene organisatorische Zuordnungen und stehen bei vielen Inhalten eher in Konkurrenz zueinander. Eigentlich schade, denn beide können viel für einander tun…
Web 2.0 in der Internen Kommunikation. Wo stehen wir?
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Seit 5 Jahren befragt Jane McConnell Unternehmen weltweit zum Thema Intranet. Der jüngste Report für das Jahr 2010 basiert auf den Aussagen und Rückmeldungen von 300 Unternehmen verschiedenster Grössen (von weniger als 1000 Mitarbeiter bis zu über 100.000 Mitarbeitern). McConnel fasst die Ergebnisse der Studie zu fünf übergreifenden Trends zusammen:
1. The front-door intranet
„The intranet is becoming the entry point into the „workplace web“ – the ensemble of resources and information needed by staff.”
Hier wird in der Studie zwischen verschiedenen Reifegraden unterschieden. 30 Prozent der Befragten haben noch eine sehr fragmentierte Intranet Landschaft mit vielen Portalen und Einstiegspunkten für die Mitarbeiter. Für 15 Prozent ist nach eigenen Angaben die Vision des einheitlichen Eingangstores schon Realität. 55 Prozent liegen irgendwo dazwischen.
Spannend für diese Entwicklung dürfen vor allem die stark auf dem Vormarsch befindlichen „Dashboards“ sein, die nach dem iGoogle Prinzip beliebige Widgets und Inhalte personalisiert auf einer persönlichen Startseite anzeigen. Ähnliches konnten zwar auch schon die Portlets in den etwas in die Jahre gekommen Unternehmensportalen, nur waren die bei weitem nicht so flexibel und einfach personalisierbar. Widgets können zwar oft nur Inhalte anzeigen und verlinken für alles Weitere auf die eigentliche Applikation (z.B. Sharepoint, SAP HR oder auch externe Dienste wie Wetter oder Börsenkurse), dafür ist diese „flache Integration“ wesentlich leichter zu bewerkstelligen.
Beispiel: Dashboard das verschiedenste Quellen zusammenführt und personalisiert darstellt.
As promised the slides from my Intranet 2.0 workshop at the Enterprise 2.0 Summit in Frankfurt last week. Talking about classical intranets at an Enterprise 2.0 conference means for me talking about two “problem children”. Enterprise 2.0 is promising a lot and still struggles to prove its inevitableness for companies to survive in quickly changing environments. There had been many discussions and questions at the summit about measurable and intangible benefits and the right use cases for social applications within the enterprise. Classical intranets on the other hand are in many cases a real disappointment for their promoters, because the substantial investments in the application and an (mostly central) editing infrastructure did often not create a vibrant information and communication platform but a rather static electronic newspaper.
An Intranet 2.0 means that both join forces and put their strengths together – the intranet as an existing, accepted and budgeted (!) information platform and Enterprise 2.0 as very compelling approach to move from a one2many communication to a highly interactive conversation and collaboration platform. Four good reasons to join forces:
- Web 2.0 features are on every intranet managers agenda
- “Cost of Doing Business” vs. ROI
- Many “given” use cases to start with
- Smooth way to Enterprise 2.0
This sounds promising but is just a start – open points remain:
- CMS or a Social Business Suite or an integration of both as technical platform? (see the last slides for a first approach)
- Is structure still required (I think yes) or are search and tagging sufficient?
- Is there still a need for complex editing work-flows within companies? (most of the participants said “No”)
- Do intranets still require multiple design templates to achieve a newspaper-like layout or is a blog-like design sufficient?
Looks like we are not running out of topics to cover here at besser20 
Thanks to all participants for their active participation and the interesting discussion!
